Programa de Integridade – PASSO 2 – DO

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No artigo anterior, introduzimos conceitos basilares sobre o Programa de Integridade até o aprofundamento do tema pela abordagem do PASSO 1 – Planejamento. Foram elencados comentários sobre a importância do estudo e desenho do cenário, levando-se em consideração diversos fatores que podem influenciar os resultados finais da melhorias que serão implementadas.

Neste artigo trataremos do PASSO 2 – Execução, fase na qual os conceitos e cenários foram delimitados para que os trabalhos sejam então iniciados com a introdução de melhorias operacionais visando a concretude dos objetivos traçados no planejamento do Programa.

O PASSO 2 – Execução (“DO”) é a etapa mais prática e também a mais trabalhosa, sendo necessários alguns cuidados para que os objetivos traçados não sejam perdidos. Diante das inúmeras possibilidades de execução do planejamento estabelecido, sugerimos duas metodologias de implementação. São elas:

1) Execução por processos: Indicao para empresas com estrutura organizacional complexa. Desenhado toda a cadeia de processos da empresas (fluxo intelectual ou produtivo), passamos a executar os tratamentos e melhorias pela ponta da cadeia de processos até o término desta cadeia. A título exemplificativo, uma empresa que vende serviços pode iniciar a execução dos controles pela pesquisa e cadastro de clientes, quando os serviços ainda não foram efetivamente vendidos, mas já há envolvimento dos colaboradores da empresa na negociação dos serviços que serão vendidos. Nesse mesmo exemplo, as implementações seguirão toda a cadeia produtiva de serviços até a sua conclusão, com a prestação dos serviços mediante pagamento e o recolhimento dos impostos devidos. A vantagem desse método está pautada na organização do processo de implementação, pois ele a linha cronológica de eventos, enquanto que a sua desvantagem se reflete na morosidade para a conclusão, pois os esforços são limitados a determinadas etapas;

2) Execução conjunta: Indicado para empresas com baixa complexidade organizacional, onde a cadeia de processos e procedimentos é simples, possibilitando a execução conjunta do planejamento em todas as áreas da empresa. Cada área terá o seu responsável, tornando a execução dinâmica, porém, desvios e adequações na execução do planejamento serão facilmente notados e influenciarão os resultados de outras áreas, pois as implementações não estarão seguindo a ordem cronológica de eventos procedimentais. Enquanto na execução por processos as adaptações são realizadas paulatinamente em cada processo e os reflexos já são tratados na fase seguinte da cadeia, na execução conjunta as adaptações podem afetar diversas áreas, gerando retrabalhos e novos estudos.

Tecidos estes detalhes, a metodologia de execução deve ser escolhida de acordo com cada empresa, sempre considerando a possibilidade de desvios. Por isso, o PASSO 2 – Execução pode ser considerado um teste, haja vista que é a etapa onde os planos são colocados em prática e testados, tornando mensurável as suas funcionalidades.

Após a escolha da metodologia de execução, subdividimos o PASSO 2 em três etapas. São elas:

1ª) Treinamento das pessoas envolvidas com o projeto: Os diretores, gestores, coordenadores e colaboradores, envolvidos na implementação do Projeto, serão focal points de comunicação com os demais colaboradores da empresa. Devemos considerar que qualquer mudança na rotina de trabalho é vista com desconfiança pelas pessoas afetadas. Por isso, é importante sabermos recepcionar adequadamente a desconfiança e os questionamentos, para o correto saneamento das dúvidas, fazendo com que os colaboradores notem a importância do Projeto e sintam-se parte dos resultados positivos alcançados. Neste ponto reside a importância do treinamento das pessoas envolvidas com o projeto, pois será deles a incumbência de manter os demais colaboradores engajados com a implementação dos tratamentos e melhorias;

2ª) Execução do plano: Plano desenhado, pessoas envolvidas treinadas, colaboradores motivados. Resta então a execução do plano. Por ser um evento que influencia todos os colaboradores e áreas da empresa, sempre indicamos que o início da execução seja precedido por uma palestra de apresentação do Programa de Integridade (conceito, etapas e resultados almejados), com nomeação dos envolvido e exposição dos canais de comunicação para o saneamento de dúvidas. Após a palestra, os colaboradores estarão motivados e dispostos a participar da execução do planejamento. Caberá aos responsáveis pelo Programa manter a aderência dos colaboradores, conduzindo a execução dos planejamento e evitando ao máximo desvios indesejados. É a fase mais trabalhosa, pois é quando serão implementadas ações de adequação do planejamento operacional, com controles de riscos e de conformidade;

3ª) Coleta de dados para uma posterior avaliação: Conforme a execução do planejamento evolui, as avaliações de performance e relatórios serão gerados para posterior estudo e comparação de cenários ao término da execução. Adequações, desvios e incongruências deverão ser devidamente documentadas para que no PASSO 3 sejam realizados aprimoramentos e correções no planejamento.

A fase de execução se encerra com a adoção de todas as medidas previstas no planejamento, coletando ao final as informações necessárias para a avaliação de performance e aderência. Certamente ocorrerão desvios e incongruência, mas não há necessidade de preocupações, pois serão oportunamente corrigidos nos passos posteriores.

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