CONCEITO

Continuando a exposição de passos do nosso Programa de Integridade, chegamos hoje ao PASSO 3 – CHECK, fase na qual os resultados das ações são coletados, analisados e comparados. A Importância desta fase está justamente nos resultados produzidos pelas ações e no detalhamento de cada reação produzida.

Todavia, antes de falarmos da checagem, convém esclarecermos que há aqueles que defenda a adoção conjunto dos passos 2 (DO) e 3(CHEK), enquanto outros defendem a separação das fases. Vejamos a seguir as particularidades de cada um destes entendimentos.

1) Adoção conjunta dos passos 2 (DO) e 3(CHEK)

Aqueles que defendem a adoção conjunta da execução e checagem, assim o fazem pelo maior dinamismo dos resultados, uma vez que as medidas e correções são verificadas imediatamente após as tomadas de ações.

Entretanto, assim como há o ganho de tempo, temos em contrapartida as perdas com relação a qualidade dos resultados.  Dizemos isso porque a tomada de ações com checagem instantânea permitem que os resultados sejam analisados apenas sob a ótica daquele determinado procedimento e momento, sem a visão holística dos demais pontos que foram ou serão afetados.

Para uma cadeia de processos simples, certamente a execução e checagem concomitantes são uma opção adequada e eficaz. Porém, a análise geral e holística dos resultados é um fator imprescindível para cadeias de processos e controles complexos, haja vista a possibilidade de sintomas reflexos na cadeia operacional e que só serão notados pela checagem posterior a execução.

Sendo assim, entendemos que a adoção conjunta dos passos 2 (DO) e 3(CHEK) só é aconselhável para empresas com cadeia de funções simples, ou em casos que demandem maior celeridade para conclusão do programa, ou em casos onde a checagem busca apenas verificar o cumprimento do planejamento e não os seus efeitos e resultados.

2) Adoção separada dos passos 2 (DO) e 3(CHEK)

Aqueles que defende a individualização da execução e checagem o fazem em defesa da maior qualidade das amostras finais e maior segurança em comparação com as amostras de momento. Esse ganho na qualidade decorre da possibilidade de serem analisados os efeitos causados pelas medidas e não apenas o cumprimento do planejado.

Por sua vez, a separação de passos peca no quesito dinâmico, pois ainda que determinados desvios simples possam ser corrigidos ao longo do processo, via de regra, a apuração de resultados e os consequentes tratamentos só ocorrerão ao término do ciclo, o que ocasionará a demora para a adoção de correções, o que pode ser um problema frente a rotina diária e dinâmica das empresas.

Logo, a maior qualidade das coletas de resultados e análises, dentro do contexto geral das organizações, tende a pecar pela demorada em sua conclusão, fator esse determinante para a escolha da metodologia. Restará a organização definir se primará pela qualidade ou pela dinâmica na implantação.

PASSO 3 – CHECK

Tecidas as peculiaridades da execução de checagem, conjunta ou separadas, aconselhamos que o passo a passo do Programa de Integridade ocorra de forma concatenada, mas com implementação individual e em cadeia. Defendemos a adoção de medidas cronológicas e individuais ao invés das medidas conjuntas, pois acreditamos que a qualidade dos serviços está nos detalhes relevantes e não na rapidez de sua conclusão.

O PASSO 3 – CHECK é a fase de monitoramento, medição e avaliação. O planejamento e os resultados da execução são comparados com o cenário base para a documentação das conclusões alcançadas. Para isso, devem ser verificados o cronograma do planejamento, as ações delimitadas e detalhadas e os efeitos das adoções do plano como um todo, com a documentação final do status.

Podemos dizer que é a fase de acompanhamento dos resultados práticos, através do monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de ação, comparando o planejamento com a execução na busca pela realização de adequações dos desvios simples, documentando os desvios mais complexos e substanciais  para os adequados tratamentos no próximo ciclo do Programa.

Existem várias opções de ser verificar os processos sistêmicos e as suas funcionalidades, sendo apenas necessária a criação de uma metodologia adequada ao cenário, para a correta mensuração dos resultados coletados.  O fato de determinados resultados terem se mantido inertes após a adoção das medidas planejadas não significa necessariamente que eles não foram afetados positivamente ou negativamente. É por isso que as análises deverão recair sobre os critérios qualitativos e quantitativos, para que sejam assim corretamente aferidos e documentados., com a adoção de KPIs e comparação de cenários e amostras.

Além de avaliar se o plano de ação foi seguido, entendemos que a checagem presta-se a verificar os prazos e comportamentos dos envolvidos, pois há uma infinidade de fatores que podem afetar a implementação do Programa e por isso a checagem é tão relevante para a documentação e comparação de ocorrências e resultados.

Escolhida a metodologia de ação e aplicadas a verificação, coleta e documentação dos resultados, poderemos então concluir se o plano de ação foi integralmente seguido, após a leitura dos indicadores e resultados (dossiê). Caso alguma ação tenha sido esquecida ou executada de forma errônea, esta poderá ser corrigida antes da próxima fase. Todavia, se o planejamento e execução tiverem sido integralmente cumpridos, teremos a documentação dos resultados de análise desfavoráveis, a serem tratados na fase final do Programa, o PASSO 4 – ACT, que será abordado em nosso próximo artigo.