Programa de Integridade – PASSO 4 – ACT

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Após a realização dos estudos e fases estabelecidas no Programa de Integridade com o planejamento, execução das ações e checagem dos resultados, é chegada a hora das correções e conclusões.

O PASSO 4 – ACT (Ação) é a última fase de implementação do Programa de Integridade, onde consolidaremos os resultados e documentaremos a adoção padronizada das ações que trouxeram resultados positivos para os processos internos e externos da empresa. É a fase em que os resultados de todo o planejamento do Programa já foram testados para a composição do relatório final de ações contínuas.

Na fase de ação serão analisados e comparados os resultados da checagem. Há uma infinidade de ferramentas gerenciais e métodos capazes de auxiliar na documentação e conclusão dos resultados, mas convém indicarmos os mais usuais e práticos para o Programa de Integridade:

  • Folha de Verificação: Formulário no qual os itens a serem verificados para a observação do problema já estão impressos, com o objetivo de facilitar a coleta e o registro dos dados. Normalmente é construída após a definição das categorias para a estratificação dos dados;
  • Diagrama de Causa e Efeito: Utilizado para apresentar a relação existente entre um resultado de um processo (efeito) e os fatores (causas) do processo que, por razões técnicas, possam afetar o resultado considerado. É empregado nas sessões de brainstorming realizadas nos trabalhos em grupo;
  • Estratificação: Consiste no agrupamento da informação (dados) sob vários pontos de vista, de modo a focalizar a ação. Os fatores equipamento, material, operador, tempo entre outros, são categorias naturais para a estratificação de dados;
  • Histograma: Gráfico de barras que dispõe as informações de modo que seja possível a visualização da forma de distribuição de um conjunto de dados e também a percepção da localização do valor central e da dispersão dos dados em torno desse valor central. A comparação de histogramas com os limites de especificação nos permite avaliar se um processo está centrado no valor nominal e se é necessário adotar alguma medida para reduzir a variabilidade do processo.

Durante os resultados da checagem e padronização do plano de ação, teremos a oportunidade de mitigação de erros/riscos incidentes sobre as causas que impediram ou prejudicaram a efetividade de determinado procedimento. Cumpre observarmos que o Plano de Ação (ACT) segue o giro do PDCA, cabendo nessa fase final a adoção de pequenas correções, ou conclusões documentadas sobre os erros críticos do planejamento. Os erros mais críticos e complexos, sem a possibilidade de mitigação na fase de ação, deverão ser selecionados para correções profundas e futuras, quando o novo patamar já estiver implementado e serão planejadas novas medidas de otimização no próximo giro do ciclo.

Para encerrar as observações relativas ao Programa, desenhado para criação de controles de Governança Corporativa, é importante ressaltarmos que existem duas maneiras pelas quais as metas do programa podem ser alcançadas:

  1. Melhorias contínuas. Nesse tipo de atuação são feitas sucessivas modificações nos processos existentes da empresa, tais como: aplicações de treinamentos específicos aos colaboradores; adequações de sistemas internos; criação de regras mais rígidas para os fornecedores; modificação da política de presentes, etc. Estas modificações tendem a resultar em ganhos sucessivos obtidos sem nenhum investimento ou investimentos de baixo valor;
  2. Novas projeções. O projeto de um novo processo ou a realização de grandes modificações no processo existente são ações necessárias quando o cenário atual encontra-se desatualizado com as novas regras de conformidade, geralmente em razão da publicação de novas medidas legais incidentes sobre questões relacionadas com operacionalidade da empresa. Tais medidas afetam profundamente a organização, resultando em investimentos elevados para a implantação de um processo correspondente aos novos padrões legais exigidos.

Reiteramos que o Programa de Integridade é um ciclo que nasce como medida de “novas projeções” e, após um giro completo, passa a ser uma medida de “melhorias contínuas”. Como as questões relacionadas com a conformidade operacional, o compliance e a gestão de riscos compõe uma gama de situações mutáveis, cabe ao gestor do Programa estar sempre atualizado com as exigências legais do negócio, de forma a incorporar as melhorias necessárias ao longo do ciclo.

Após a padronização das ações (ACT), é chegada a fase conclusiva do Programa, na qual os resultados deverão ser documentados em uma laudo que será a base para futuras revisões e planejamentos, lembrando que Programa de Integridade é embasado pelo ciclo PDCA, ou seja,  suas melhorias devem ser contínuas.

Concluídas as ações de padronização, poderá ser iniciada a qualquer momento a nova fase de planejamento. No segundo giro o ciclo tende a ser mais simples e dinâmico, tendo em vista que a maior complexidade se fez presente no primeiro giro do Programa, onde se concentraram as maiores mudanças comportamentais e estruturais. Os giros seguintes costumam ser pautados por adequações e mitigações contínuas, conforme orientações ISO e COSO.

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