Há inúmeras ferramentas gerenciais, como as já mencionadas PDCA, 5W2H, “Espinha de Peixe”, entre outras. O ponto de congruência entre essas ferramentas é sempre o mesmo, a otimização gerencial.

Seguindo a utilização de ferramentas e a busca pela otimização, cumpre destacarmos a importância dos KPIs para a coleta de resultados. Como diversos artigos na internet já explicam, a sigla KPI vem do termo originário em inglês, “Key Performance Indicator”, que em tradução significa indicador chave de performa.

A função dos KPIs é simples, coletar uma infinidade de dados relacionados com um escopo definido para então medir o desempenho desse escopo, trabalhando para melhorá-lo. Com isso, torna-se possível a mensuração de dados e resultados para depois saber o que está ou não funcionando.

A fixação e utilização dos indicadores dependem de uma infinidade de fatores, como por exemplo: o que se quer medir; qual será o foco para a coleta de dados; a que essa coleta se destina; o que se busca melhorar; etc. Não há uma fórmula exata para a criação de KPIs, assim como não há apenas um resultado possível para ser coletado.

Os KPIs são ferramentas flexíveis e aplicáveis a qualquer área da empresa, mas para que fique mais lúdica a explicação, iremos indicar algumas aplicações possíveis:

• Taxa de desperdício na produção;
• Taxa de lucro por região;
• Rotatividade de funcionários por setor;
• Índice de satisfação dos clientes.

Cada uma dessas categorias tem a sua relevância estratégica. Resta apenas definir quais índices serão coletados para a criação do KPI e o que será feito com os resultados coletados. Os KPIs tornam os fatos do dia-a-dia mensuráveis para que sejam confrontados e posteriormente alinhados com o plano de negócios e a estratégia da empresa, que sempre deve buscar a evolução e crescimento.

É por isso que indicamos a adoção dos seguintes passos para a criação de KPIs efetivos:

1º Delimite o campo de ação e de análise. Não há como tratar de todos os assuntos relacionados com os processos de uma empresa em apenas um relatório. é importante focar nas áreas mais estratégicas ou críticas da empresa, pois é nelas que os resultados serão mais satisfatórios.
2º Busque coletar dados relevantes. Além da delimitação de trabalho, também devem ser bem escolhidos e delimitados os dados. Não adianta criar KPIs que medem o índice de perda da matéria prima na área de vendas. Cada área tem a sua função, assim como cada KPI deve ser direcionado à área escolhida para a análise.
3º Saiba interpretar os resultados. Delimitadas a área de análise e os dados que serão analisados, resta agora fazer a leitura correta daquilo que foi encontrado. Muitas vezes é importante ter uma equipe multidisciplinar para que sejam realizadas dinâmicas de brainstorming, onde as diferentes visões poderão gerar comentários e conclusões muito mais ricas do que quando há apenas uma pessoa trabalhando na interpretação dos dados. A interpretação será fundamental para a adoção da estratégia adequada para buscar os resultados almejados.
4º Não basta criar KPIS, eles tem que trazer resultados. Não basta coletar os resultados, devem também ser adotadas ações de melhorias. A criação de KPIs proforma serve apenas para apresentação de números em reuniões, mas os resultados são serão demonstrados se as ações necessárias foram tomadas. Por isso é importante documentar os resultados juntamente com as estratégias e ações recomendadas, para que seja criado um processo de monitoramento e acompanhamento da situação.

Realizar uma correta criação de KPIs e seus resultados é fundamental para a escolha de estratégias e decisões. Estratégias e decisões mal realizadas, podem comprometer profundamente as operações de uma empresa, e até mesmo a marca. Por isso é importante a adoção de KPIs. Eles proporcionam o acompanhamento de rotinas essenciais para a empresa, possibilitando a adoção de melhorias estratégicas e pontuais.