O Programa de Compliance sob a visão holítisca e prática

COMPLIANCE360

INTRODUÇÃO

No âmbito empresarial, podemos afirmar que visão holística é a mensuração global dos mais diversos aspectos e fatores que afetam determinada organização. Quando levamos essa visão para a esfera do Programa de Compliance, chegamos a sua realidade prática e  aos aspectos que o afetam.

Nesse sentido, indicamos como pilares norteadores para a efetividade do programa a  publicidade, adequação, aplicabilidade, eficiência, eficácia e transparência. A visão e os entendimentos destes aspectos são fundamentais para a implementação do programa e o pleno funcionamento dos mecanismos de Compliance nas organizações.

Seguindo a visão holística, temos como relevante o foco das atenções gerenciais nestes 6 (seis) pilares, abaixo abordados.

1) CENTRAL DE AJUDA

O Compliance é algo relativamente novo e que na maioria das vezes está relacionado com leis e normas administrativas. Porém, o primeiro passo para a implementação deve ser a difusão do conceito, dos princípios e o saneamento de dúvidas.

É verdade que o Compliance é cercado por teorias, regras, políticas, procedimentos e códigos, mas a repressão de condutas não pode anteceder a explanação do tema, sob pena de serem cometidas abusividades.

Devemos ter em mente que a imediata mudança de costumes e rotinas não é fácil, por isso é fundamental que os colaboradores e interessados tenham mecanismos fáceis e acessíveis para alcançarem os necessários esclarecimentos, de forma gradativa e com o devido acompanhamento. Antes das cobranças e repressões serem disparadas, as explicações e ajudas devem ter sido exaustivamente aplicadas, até o esgotamento do tema.

2) TREINAMENTO PERSONALIZADO

O treinamento é ato posterior as divulgações das regras e deve ser aproveitado para a análise da recepção dos materiais junto aos colaboradores e gestores.

Ferramentas de análise complementares podem ser adotadas em diferentes formatos, mas a apreciação dos chamados registrados na Central de Ajuda é a concretização da prática sobre a teoria, pois lá estarão documentados pontos de aceitação e críticas relativos a efetividade do programa.

A elaboração e aplicação dos treinamentos deve levar em conta os inúmeros dados coletados, assim como os receptores destes treinamentos. A adequação entre a teoria e o treinado é extremamente relevante para a produção dos resultados projetados.

Para uma maior praticidade no treinamento, deve ser estudada a “persona” que estará sendo treinada, seu enquadramento na matéria, sua rotina, grau de estudo e posicionamento na relação que possui com a organização.

Esclareço desde já que não se trata de uma apologia a diferenciação de tratamentos entre indivíduos, mas sim de adequação cultural para difusão do conhecimento, pois a linguagem utilizada na área de TI é diferente da linguagem utilizada no pátio de fábrica e certamente será diferente da linguagem contábil.

Pequenos aspectos produzem grandes alterações, e é por isso que cada treinamento deve ser personalizado segundo o tema tratado, os objetivos almejados e o participante receptor (persona).

3) DOCUMENTAÇÃO

A documentação do Compliance tem diversas utilidades e justificativas, entre elas o registro de todos os atos praticados para eventuais consultas e direcionamentos de ações lineares, evitando assim retrabalhos ou irregularidades (contradições, obscuridades, omissões).

Todos os atos pensados, estudados, planejados, aplicados e tratados devem ser documentados e arquivados. Para isso, aconselhamos a adoção de métricas suficientes para a distinção de assuntos e atos, como por exemplo a diferenciação entre os arquivos de registro dos planos de ações e os arquivos de denúncias e reclamações.

O arquivamento destes documentos deve ser pensado como algo prático e de fácil acesso, pois ele não pode ser um mero arquivo morto de informações. Tudo que for guardado ou saldo deve ter a sua relevância, ainda que seja apenas em caráter de segurança da informação.

4) DIVULGAÇÃO

A propagação dos documentos, normas, procedimentos e treinamentos, em diferentes meios de comunicação e acesso, está inserida no campo da publicidade, que significa tornar público determinada coisa que ainda é desconhecida.

Sob a ótica das relações trabalhistas e comerciais, a publicidade tem relevante papel no campo obrigacional e contratual. Por esse motivo, deve ser resguardada, as partes e aos interessados, a publicidade dos atos, princípio esse integrante das normas legais.

Extraindo a publicidade do campo do Direito (mundo ideal) e colocando-a no campo prático (mundo real), as pessoas tendem a pautar suas ações e convicções naquilo que conhecem e acreditam. Nesse sentido, a publicidade do Compliance tem papel fundamental para a documentação dos atos e posteriores cobranças acerca do seu cumprimento, pois ninguém poderá alegar o desconhecimento se houver inúmeros canais difundindo as informações cobradas.

É essencial para o Compliance que os canais de denúncia, materiais e codificações sejam de fácil acesso para todos, internamente e externamente, resguardando aos colaboradores e terceiros interessados o conhecimento e a efetividade dos atos. Ressalvamos ainda que a divulgação através do site da empresa e de outras plataformas online é fundamental para a informação e alcance de todos.

5) TRANSPARÊNCIA  

A divulgação se assemelha a transparência, mas em verdade tem as suas peculiaridades. Sua aplicação ao Compliance está ligada a clareza dos atos, de forma a afastar eventuais ambiguidades.

Temos assim que citar a interligação entre a transparência, a divulgação e a documentação. Para que exista a clareza de ações, é essencial que haja a prática concomitante da divulgação e da documentação, uma vez que a transparência busca evitar a ocorrência de obscuridades, contradições e omissões entre a teoria, o treinamento e a prática.

Podemos assim afirmar que a transparência tende a assegurar a eficácia e eficiência do Compliance, dentre e fora das organizações. Nessa linha Paul H. Pietri Jr., Donald C. Mosley e Leon C. Megginson, especialistas renomados da área de gestão, dizem que uma das formas de se medir a qualidade da gestão organizacional refere-se à eficiência e à eficácia, conceitos que, segundo eles, são bem diferentes. Para os autores:

(…) eficiência é a capacidade de ‘fazer as coisas direito’, é um conceito matemático: é a relação entre insumo e produto (input e output). Um administrador eficiente é o que consegue produtos mais elevados (resultados, produtividade, desempenho) em relação aos insumos (mão-de-obra, material, dinheiro, máquinas e tempo) necessários à sua consecução. Em outras palavras, um administrador é considerado eficiente quando minimiza o custo dos recursos usados para atingir determinado fim. Da mesma forma, se o administrador consegue maximizar os resultados com determinada quantidade de insumos, será considerado eficiente (Megginson et al, 1998, p. 11).

Porém, eficiência e eficácia ainda dependem da efetividade para a concretude dos objetivos almejados. Corroborando com esse entendimento, Marcelo Douglas de Figueiredo Torres, Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental, assim afirma:

(…) efetividade: é o mais complexo dos três conceitos, em que a preocupação central é averiguar a real necessidade e oportunidade de determinadas ações estatais, deixando claro que setores são beneficiados e em detrimento de que outros atores sociais. Essa averiguação da necessidade e oportunidade deve ser a mais democrática, transparente e responsável possível, buscando sintonizar e sensibilizar a população para a implementação das políticas públicas. Este conceito não se relaciona estritamente com a ideia de eficiência, que tem uma conotação econômica muito forte, haja vista que nada mais impróprio para a administração pública do que fazer com eficiência o que simplesmente não precisa ser feito (Torres, 2004, p. 175).

Sendo assim, a transparência é um mecanismo essencial para assegurar a eficiência, eficácia e efetividade do Programa de Compliance.

6) REVISÃO

Por fim, o campo da revisão aborda todos os outros pilares indicados nesse artigo. Será através da revisão que o Compliance se aperfeiçoará até a prática efetiva.

Há incontroversas diferenças entre a teoria, a prática e a realidade. Se a realidade não for adequadamente estudada, estará em desacordo com a teoria, resultando na prevalência da realidade e na ineficiência da teoria aplicada.

Essa constatação é relevante sob os aspectos práticos do Compliance. A realidade das empresas não pode ser menosprezada na implementação do Programa de Compliance e essa realidade só será alcançada em sua plenitude através da prática reiterada.

Levantamos todos estes aspectos para dizer que deve haver revisões periódicas do Programa de Compliance para que então ele saia do campo dos estudos e da teoria, passando a produzir os seus efeitos na realidade da empresa, o que só poderá ser alcançado através da revisão reiteradas das ações praticadas.

A ausência de revisões periódicas no Programa de Compliance certamente afetará, mais dia ou menos dia, a sua eficiência e eficácia, tornando-o ao final inefetivo, ou seja, regras que deveriam nortear atitudes passarão a ser regras “mortas” diante dos descumprimentos práticos, justamente por aqueles que deveriam aplica-las e respeitá-las.

Um exemplo pertinente seria a suposta criação de uma regra determinando que nenhum colaborador poderá ir ao banheiro durante o expediente de trabalho. Além dessa suposta regra ser eivada de ilegalidade, indubitavelmente ela será rotineiramente descumprida, pois as necessidades do corpo humano não podem ser controladas por esse tipo de norma. Como resultado, essa regra será descumprida todos os dias e passará a ser uma regra “morta”, ou seja, sem validação prática.

CONCLUSÃO

Os temas abordados atingem o cenário geral (holístico) dos Programas de Compliance e estão intimamente interligados entre si, cada qual com a sua relevância e peculiaridade.

A conclusão que chegamos é de que o Compliance não deve ser visto como um cenário legalista e estático, mas sim como uma área da empresa afeta por fatores humanos e imprevisíveis, que devem ser ponderados, respeitados e analisados sob a ótica dos pilares supracitados, com o intuito de tornar o Programa de Compliance efetivo e com real aplicação prática.

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