COMPLIANCE – 7 NÍVEIS DE TREINAMENTO

Em geral, o treinamento em conformidade é diferente de outros tipos de treinamento operacionais. Eles são estruturados conforme as rotinas diárias de cada empresa, focando nos procedimentos com maiores riscos ou vulnerabilidade, tendo em vista que a ocorrência de falha em um destes procedimentos pode acarretar sérias consequências para a organização, desde a aplicação de multas até o encerramento da suas atividades.

A LEON CONSULTORIA EMPRESARIAL acredita na Hierarquia de Treinamento e no “tone at the top” para a estruturação dos treinamentos e escolha das melhores práticas a serem implementadas.

Apresentamos abaixo está uma sinopse dos níveis de hierarquia do treinamento em compliance. Começamos apresentando a abordagem mais básica e posteriormente avançamos para as melhores práticas.

NÍVEL 1: VISÃO GERAL DO TREINAMENTO FOCADO EM AGENTES COMERCIAIS AUTÔNOMOS E PRESTADORES DE SERVIÇOS:

Analisando as relações interpessoais externas, observamos que muitas organizações oferecem treinamento operacional genérico para terceiros, abordando questões básicas de sua rotina operacional e do compliance segundo esse cenário específico, sem contextualizar a matéria. O que era para ser uma conscientização acaba se tornando apenas mais um dos diversos treinamentos aplicados, trazendo pouca assimilação e inexpressivos resultados práticos.

Leve-os para o nível seguinte: Embora alguns prestadores tenham rotinas específicas, é importante que eles saibam em que ponto as suas atividades impactam na empresa (cadeia produtiva interna e externa). Os prestadores carregam o nome e a marca da organização em toda a sua rotina laboral. Reconhecer a sua rotina específica dentro da empresa é importante, mas é fundamental o conhecimento global do negócio, considerando o ponto de contato entre os clientes e/ou fornecedores junto a organização. Nesse sentido, todos que se relacionam comercialmente com a organização, direta ou indiretamente, devem receber treinamento geral e específico em compliance, pensado na visão do micro e do macro negócio, incluindo as equipes de marketing, prestação de serviços, vendas, etc., conhecendo assim as suas responsabilidades e obrigações junto à empresa e terceiros.

Nível 2: Visão Geral do Treinamento – Todos os Empregados

Pensando no cenário interno, o treinamento genérico é o primeiro passo para a implementação do programa de compliance. No entanto, pensamos que a aplicação apenas desse tipo de treinamento superficial acaba tornando deficitária a criação do espírito de conformidade, uma vez que desconsidera o elemento humano e as suas minucias. Cada área da empresa tem uma linguagem e atividade própria, então: por que não realizar treinamentos adaptativo?

Leve-os para o nível seguinte: O treinamento adaptativo, conforme a área e atividade desempenhada, deve considerar o receptor destinatário das mensagens, incorporando ao treinamento as políticas atualizadas, procedimentos e expectativas da instituição. Todos devem ser capazes de compreender as Leis e Regulamentos que abrangem as suas atividades diárias, desde o operário do pátio de fábrica até o gerente de comércio internacional, sempre relacionando as suas atividades com as políticas e regulamentos da empresa, juntamente com a visão de negócios e conformidades éticas e morais. “O certo começa comigo”.

Nível 3: Treinamento com Orientação Específica

Ao projetar o plano de treinamento em compliance, deverá ser delimitado, de forma transparente e uníssona, o que é permitido em suas políticas e procedimentos e o que é reprimido e combatido.

Se os treinamentos serão aplicados por empresa terceirizada, recomendamos que, antes da aplicação, seja inspecionado o conteúdo programático do treinamento quanto à sua relevância, os dogmas elencados e as políticas e procedimentos específicos. Treinamentos aplicados com inadequações ou imprecisões serão um problema a ser resolvido, pois causarão dúvidas aos destinatários, maior investimento em treinamentos e maior tempo de aderência e maturação do programa.

Muitos treinamentos explicam bem o básico; no entanto, as soluções genéricas tendem a ficar aquém das expectativas dos funcionários, pois os testes de aderência trazem ao final resultados apenas regulares e que indubitavelmente se perderão com o passar do tempo. Se a solução escolhida não puder ser personalizada, procure complementar com soluções internas desenvolvidas pelo RH e o Departamento de Compliance da empresa, através de guias e programas de treinamento específicos para cada departamento.

*A empresa está preparada para responder às perguntas do examinador:
a) “Todos os funcionários são treinados para entender como o compliance funciona?
b) Podemos realizar testes de compliance em seus funcionários?

É especialmente importante ter um amplo treinamento em compliance, de forma geral e específica, assim como é fundamental o reforço periódico, seja através de empresas terceirizadas ou mesmo pelo próprio departamento de RH, sempre com o auxílio de profissionais treinados em compliance.

Leve-os para o nível seguinte: Ajudas de trabalho (por exemplo, guias de referência rápida e listas de verificação) que incorporam políticas e procedimentos no fluxo de trabalho, ajudarão a garantir que a conformidade na rotina de trabalho seja um esporte de equipe e uma responsabilidade compartilhada. O espírito de coletividade e valorização humana são algumas das chaves para que o treinamento em compliance apresente níveis aceitáveis de maturação e aderência.

Nível 4: Acompanhamento do Acompanhamento, Conclusão, Teste de Compreensão e Relatório de Resultados

É importante acompanhar e relatar a participação e a compreensão do treinamento de conformidade, junto aos treinados. Para isso, deverão ser aplicados testes periódicos visando a documentação de resultados e o estudo para o aprimoramento dos pontos mais críticos, juntamente com as denúncias (cases) recebidas pelos canais.

*A empresa está preparada para responder às perguntas do examinador:
a) Como saber se todos participaram do treinamento?
b) Como saber se os membros de cada equipe compreenderam os materiais?
c) Qual foi o nível de compreensão e assimilação do conteúdo?

Leve-os para o nível seguinte: As participações devem ser documentadas, relatadas e estudadas. As melhores práticas responsabilizam a administração e os funcionários pela conclusão do treinamento, devendo demonstrar ao final seus conhecimentos. Quais são as consequências disciplinares por não completar o treinamento de compliance? Devem ser pensadas formas de se alcançar a aderência necessária à difusão das políticas de conformidade, seja pela premiação ou pela punição. Frisamos que o nosso entendimento é sempre pela premiação e valorização do ser humano, mas há casos específicos em que a abordagem rígida da punição produz resultados mais expressivos.

Nível 5: Treinamento do Conselho de Administração

O conselho é responsável por alinhar as estratégias da instituição com as leis e regulamentos de compliance. A diretoria pode estar envolvida na aprovação de políticas, na revisão de relatórios de exceção, no entendimento de registros de reclamações e na revisão de atas do comitê de conformidade. Esse nível de responsabilidade requer um conhecimento prático das leis e regulamentos de compliance e em como isso afeta papel de membro do conselho.

Leve-os para o nível seguinte: Certifique-se de que as atas da diretoria demonstrem a presença rotineira dos membros da diretoria no acompanhamento dos treinamentos e de quaisquer discussões aplicáveis. As responsabilidade do Conselho de Administração estão intimamente ligadas as conformidades legais e operacionais da empresa. O exemplo começa sempre pela liderança.

Nível 6: Treinamento para novos funcionários

Um sólido plano de treinamento para colaboradores inclui discussões sobre o gerenciamento de novos funcionários. Sua instituição não pode permitir que um novo funcionário, com seus sistemas e crenças individuais, opere sem que antes tome conhecimento das políticas internar da empresa e do seu programa de compliance.

Muitas organizações, inadvertidamente, assumem riscos esperando e permitindo que novos funcionários sejam educados pela próxima “onda de treinamento em compliance”, quando em verdade esse funcionário não recebeu o treinamento mais basilar. O que acontece se essa próxima sessão de treinamento em compliance não ocorrer em um futuro próximo? E se a próxima sessão for pensada apenas para o reforço da matéria, e não para o aprendizado embrionário?

Leve-os para o nível seguinte: Exija que os gerentes e coordenadores analisem as expectativas da instituição em uma configuração de 1:1. Considere que os novos funcionários deverão ser capazes de assinar, confirmar, ou atestar os documentos específicos da sua área, pensando nas obrigações que as suas atividades representa para si próprio, para o departamento, para a empresa e frente aos terceiros interessados/envolvidos. Considere exigir que os novos funcionários realizem algum tipo de treinamento justo logo nos primeiros 30 dias de início das atividades.

Nível 7: Reforço Executivo

O reforço pós-treinamento é um componente imperativo para qualquer programa de treinamento maduro e eficaz. Alguns estudos sugerem que os participantes em treinamento esquecem metade do que é ensinado em cinco semanas. Em comparação, quando os gerentes e coordenadores são usados para reforçar o treinamento, a retenção aumenta em mais de 50%.

Com base em nossas experiências e observações, a chave para o sucesso do treinamento é a implementação de técnicas criativas de reforço, que aprofundem o aprendizado para os participantes. Não importa quão grande seja seu programa de treinamento, ele não se tornará uma parte importante de sua organização sem o devido reforço periódico.

Leve-os para o nível seguinte: O gerenciamento deve ser proativo, facilitando o compartilhamento de práticas recomendadas. Compartilhe consistentemente as melhores práticas e cases de sucesso, visando assegurar a adesão da equipe, além de gerar confiança nas políticas e procedimentos estabelecidos pela organização. Outra prática recomendada é a distribuição de mensagens de reforço através dos mais diversos meios (e-mails, boletins informativos, telões interativos, reuniões de equipe, pôsteres internos, estudos de caso como lição de casa, etc.), garantindo assim ajuda para que as mensagens sejam ouvidas.

TRUEPOINT VIEWPOINT

Um programa de treinamento sólido é um dos principais pilares de um sistema de gerenciamento de conformidade bem projetado.

O cumprimento efetivo e justo do programa de compliance requer que todos, do conselho de administração à linha de frente, compreendam e adotem em suas rotinas a abordagem da organização, de forma justa e equitativa.

Sempre que possível, as organizações devem rever e aprimorar periodicamente os seus programas de treinamento em compliance, comparando suas atividades de treinamento atuais com as melhores práticas de mercado, associadas à hierarquia de treinamento descrita acima e os resultados coletados em testes de aderência e durante a apuração de denúncias.

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