O PROBLEMA

Quase 1 em cada 5 pequenas empresas foram fraudadas por um funcionário em algum momento durante seu histórico de negociações, causando uma perda significativa e, em alguns casos, destruindo um negócio.

Os fraudadores são aqueles que estão dentro de sua empresa e que, com frequência, podem causar mais danos, devido ao acesso aos seus principais ativos e à familiaridade com seus processos (e como eles podem ser contornados).

Seus funcionários são o patrimônio humano da empresa, pois representam os valores de sua empresa e dão a ela uma identidade. A ética e o comportamento de uma organização são uma grande parte de sua reputação, por isso é essencial que os colaboradores sejam honestos e profissionais para vestir a camisa da empresa, protegendo o seu nome, reputação e receita.

Porém, infelizmente, algumas pessoas são capazes de abusar da confiança tirando proveito de seus empregadores, vendo dentro dessa relação uma oportunidade de exploração e favorecimento indevido, bem como uma oportunidade de plus salarial no emprego.

Para impedir que sua empresa seja atacada de dentro, por aqueles que deveriam zerlar por ela, é necessário ter certeza de que a organização realmente conhece seus funcionários e as ameaças que eles podem trazer.

AS AMEAÇAS

Ameaças internas podem vir de várias formas. Elas podem incluir um de seus funcionários enviando falsas declarações de viagem e de subsistência, fazendo mau uso do cartão de crédito da empresa ou fazendo conluio com fornecedores para manipular contratos e falsificar faturas. Na verdade, um funcionário mal-intencionado pode ter como alvo qualquer um de seus ativos, se vir uma oportunidade de favorecimento, tiver os meios e oportunidades para agir e estiver motivado para cometer a fraude.

Não são apenas as ações intencionais de seus funcionários que podem colocar sua empresa em risco. A falta de conscientização de sua equipe em áreas como segurança da informação (IT), por exemplo, poderia permitir que outras pessoas cometessem fraudes contra seus clientes. Nesse sentido, há estudos que sugerem que cerca de 80% de todas as violações de dados envolvem funcionários internos, com alguma forma de participação, direta ou indireta.

Temos abaixo uma lista com as fraudes e violações mais comuns, cometidas por colaboradores:

• Fraude de aquisições
• Fraude de viagens e subsistência
• Gestão de pessoas
• Explorando ativos e informações
• Fraude de pagamentos
• Fraude de recebimentos
• Contabilidade falsa

PREVENÇÃO E DETECÇÃO

Onde deve começar o KYE? Sugiro que o ponto de partida perfeito seja justamente no começo. Para ser eficaz, a devida diligência deve começar pelos recursos humanos da empresa ou departamento pessoal, na fase de recrutamento e seleção.

CHECAGEM PRÉ-EMPREGO

Uma parte importante do processo de verificação são as referências. Quais procedimentos estão em vigor na sua empresa para a checagem de referências? Por exemplo, quem as obtém? Existe uma verificação do endereço e outros detalhes pertinentes? As comparações são realizadas com outras referências? Você tem permissão para auditar ou verificar por si mesmo? A falha em verificar corretamente as referências pode causar danos sérios ao constrangimento e à reputação. Medidas simples podem reduzir as chances de fraude interna, entre elas certificar-se de que você sabe quem você está empregando em primeiro lugar e como essa triagem está sendo realizada.

Não estamos falando aqui de pedir ao candidato uma lista de certidões, inclusive de antecedentes criminais ou coisas do tipo, mas sim de vida profissional pregressa e o que levou aquele candidato a sair do antigo emprego e querer trabalhar na sua empresa.

A lista a seguir fornece algumas sugestões para verificar referências:

• Faça uma busca por condenação criminal pela internet (pesquisa pública).
• Verificações de crédito – você faz isso antes de oferecer um empréstimo, por que não faz antes de contratar?
• Registo eleitoral – o potencial empregado vive realmente onde declarou?
• Faça sua própria verificação pela Internet antes de contratar. Na verdade, um novo termo entrou no léxico de contratação: “google them”. Você pode se surpreender com o fato de descobrir que outras perguntas, como uma verificação de antecedentes criminais, não o fazem. A internet é um campo fértil de pesquisas e muitas coisas podem ser descobertas por lá.
• Lembre-se de verificar o que não está lá também. A lacuna no currículo ou um currículo excelente de uma pessoa inexplicavelmente desempregada pode ser um sinal de alerta. Essa lacuna pode ocultar uma condenação criminal ou um episódio na vida do candidato que, se explorado, o excluiria totalmente da empresa.
• Você faz suas próprias verificações ou confia em um fornecedor, agência ou organização terceirizada? Se você fizer isso, você deve se fazer estas perguntas: que padrões eles aplicam? Eles são mantidos? Quais níveis de verificação eles alcançam? Seus padrões são comparáveis ​​aos deles?

AUTO PROTEGER

Há coisas simples que você pode fazer para começar a se proteger de ameaças em sua empresa. Não se trata de desconfiar de sua equipe; em vez disso, certifique-se de realmente conhecê-los.

Há inúmeras formas de testar a aderências dos colaboradores ao compliance e o seu nível de idoneidade. Por isso, é importante que sejam realizados testes rotineiros, pesquisas de perfis, riscos financeiros (em caso de bancos e instituições financeiras ou assemelhadas), controles operacionais e treinamentos.

A prevenção é mais barata que a correção. Trabalhar com a gestão de riscos envolve também saber o perfil dos colaboradores que representam a empresa dentro de cada departamento e função.

DECLARAÇÕES DE POLÍTICA ANTIFRAUDE

Definir o tom a partir da cúpula diretiva (tone at the top) é crucial para dissuadir a fraude de funcionários. Adotar medidas e políticas antifraude é uma maneira de expressar o apoio diretivo e sua preocupação através de uma forte mensagem de prevenção de fraude à sua equipe.

Tal posicionamento fornece diretrizes claras para prevenir, detectar, investigar e punir fraudes, e pode ajudar a estabelecer uma cultura de tolerância zero, enfatizando que a fraude é completamente inaceitável e será combatida.

COMPORTAMENTO DA EQUIPE

Monitorar o desempenho de seus funcionários e entender o que os motiva é uma boa prática de gerenciamento e é um procedimento de rotina que, além de trazer melhoras nos resultados das equipes, também pode desenterrar ameaças internas do seu negócio.

Com frequência, os comportamentos dos fraudadores dão indícios prévios de que os seus crimes serão cometidos, por isso é uma boa ideia ficar de olho nos membros da equipe que estão agindo fora padrão usual.

A alteração de comportamento pode incluir coisas simples como uma mudança repentina de estilo de vida, mudança na forma de se vestir, alteração abrupta de status social, riqueza inexplicável, relutância em tirar férias ou promoções, ou desdenhar de sistemas e controles.

Na maioria das vezes, há explicações simples para esses comportamentos, mas é uma prática gerencial sensata estar alerta para a possibilidade de que aqueles que atuam fora do padrão podem constituir graves ameaças ao negócio, inclusive influenciando negativamente os demais colaboradores.

Lembre-se, mesmo os funcionários que trabalham há muito tempo podem ser tentados a cometer fraudes sob certas circunstâncias, por isso é tão importante ter cuidado com qualquer comportamento estranho, até mesmo junto aqueles que você acha que conhece bem.

Também é importante ter cautela com os contratos, projetos e lançamentos introduzidos na sua empresa a partir de fontes internas. Em particular, tenha cuidado com:

• Lançamentos de novos negócios a partir de uma fonte bancária interna incomum.
• Novos lançamentos de novos clientes, oferecendo grandes depósitos potenciais de outras jurisdições.
• Promessas de grandes negócios futuros através de terceiros, clientes de pequenas empresas.

PROCESSOS E CONTROLES

Para entender onde você pode ser alvo de um fraudador interno, é importante saber primeiro onde estão seus valiosos ativos. Depois de identificá-los, você precisará pensar em como reduzir as chances desses ativos serem fraudados ou roubados por funcionários mal-intencionados e, em seguida, criar controles em seus processos de negócios rotineiros.

As formas de fazer isso variarão conforme o negócio e ativo, mas incluirão aspectos como a supervisão gerencial dos processos financeiros, garantindo que uma pessoa não possa transferir ativos de alto valor sem respeitar as políticas de alçada e aprovações dos superiores (avais), verificações e auditorias regulares de seus ativos e restrição ao acesso dos principais recursos, autorizando somente àqueles que são imprescindíveis para a continuidade segura do processo.

QUEM COMETE FRAUDE?

Um estudo da Associação de Examinadores de Fraudes Certificadas (ACFE) citou vários fatores que se correlacionam com a probabilidade de um empregado cometer fraude ocupacional e que podem indicar o tamanho da perda:

Posição na organização – À medida que aumenta o nível de autoridade de um perpetrador de fraude, o mesmo acontece com o montante da perda associada.

Renda anual – O tamanho da fraude geralmente aumenta com a renda anual do perpetrador. Menos de 5% dos casos no estudo da ACFE envolveram um perpetrador que ganhava mais de US$ 200.000 por ano, mas nesses casos a perda média ultrapassou US$ 1 milhão.

Tempo de  emprego – O relatório encontrou uma correlação direta entre o tempo de emprego do perpetrador e o tamanho da perda. A ACFE atribui isso ao fato de que os funcionários ganham posições de alto nível ao longo do tempo e maior confiança de supervisores e colegas de trabalho. Quanto mais uma organização confia em um funcionário, mais autoridade esse funcionário exerce, aumentando a oportunidade de cometer fraude.

Gênero – Os autores do estudo estavam divididos quase igualmente entre homens e mulheres, embora a perda média tenha sido maior nos esquemas realizados pelos homens.

Idade – A ACFE encontrou uma ligação direta entre a idade do perpetrador e o tamanho da perda. Quarenta e nove por cento dos perpetradores tinham mais de 40 anos de idade e apenas 17 por cento tinham menos de 30 anos.

Educação – Cerca de metade dos perpetradores não conseguiram ir além do ensino médio, 42% conquistaram o diploma de bacharel e apenas 9% se graduaram em pós-graduação. Mas, à medida que os níveis de educação dos criminosos aumentaram, também aumentaram o tamanho das perdas pelas fraudes.

Número de perpetradores – Cerca de dois terços dos casos no estudo ACFE foram cometidos por um único perpetrador. Quando vários perpetradores participaram de um esquema, a perda média aumentou drasticamente.

História criminal – A maioria dos criminosos foram infratores pela primeira vez, sugerindo que os fraudadores de funcionários geralmente não são criminosos de carreira.

CONCLUSÃO

Os métodos de prevenção descritos neste artigo não pretendem causar um clima de desconfiança generalizado, mas sim difundir a adoção de medidas para garantir que você esteja cuidando da empresa, seus acionistas e clientes. Isso também significa que a empresa está protegendo os seus funcionários.

Embora muito tempo valioso possa ser desperdiçado com rumores e fofocas, preste alguma atenção aos assuntos de corredor porque o ditado “onde há fumaça, há fogo” pode ser verdade.

Fraudes associadas a funcionários podem devastar um negócio e destruir reputações. Não se arrisque com decisões baseadas em suposições, sempre verifique os fatos para que a empresa tenha um sólido programa de KYE – Know Your Employee.

*Redator: Rafael Leon Urbano de Oliveira - advogado e consultor, com especialização em gestão de riscos e compliance.