O QUE É O KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)?

Já tratamos desse assunto em artigo anterior, mas é importante reforçarmos que os indicadores de desempenho (KPIs) trabalham com as principais estatísticas de negócios, medindo o desempenho de uma empresa em áreas críticas. O monitoramento é essencial para tais atividades de negócios, pois causaria graves prejuízos ou falhas definitivas se feito incorretamente. Medir o progresso ou a falta dele é essencial para alcançar os objetivos da empresa ou os planos estratégicos.

A RELEVÂNCIA DOS INDICADORES DE DESEMPENHO (KPIS) NOS DEPARTAMENTOS JURÍDICOS

No mundo dos negócios, onde a análise desempenha um relevante papel no gerenciamento de desempenho e na distribuição estratégica de recursos, a utilização de indicadores de desempenho (KPIs) jurídicos não é uma questão de “se”, mas sim “quando”, “o quê” “como” e “por quê” foram instituídos.

Por nossa experiência prática, não podemos deixar de notar que o desempenho do departamento jurídico não é medido adequadamente. Para a maioria dos departamentos jurídicos, esse modus operandi é a regra e não a exceção. Nesse sentido, alguns podem dizer que a melhor resposta para “quando” serão aplicados os KPIs é ontem, porém, os KPIs não são algo a ser implementado sem a consideração cuidadosa do objetivo final desejado, quais atividades ou métricas são as melhores para monitorar e como o processo de coleta e análise de dados pode afetar o desempenho (às vezes, tarefas que não são ser medido de perto pode ser rebaixado ou desconsiderado).

Os KPIs nos departamento jurídicos poderão ser trabalhados para indicar aquilo que a empresa “deixou de perder”, alterando a ultrapassada concepção usual de que o departamento jurídico é um custo fixo da empresa. Em verdade, os departamentos jurídicos são um investimento, uma vez que auxiliam na mitigação de riscos em diversas áreas da empresa, além de trabalhar na parte da conformidade operacional. Esses pontos podem ser aferidos para justificar a terceirização ou internalização de atividades, revelando a otimização de custos trazida pelo departamento jurídico.

Além disso, quase não é preciso dizer que os KPIs certos para o seu departamento jurídico interno provavelmente não serão os mesmos que os mais adequados para medir o desempenho de seu advogado externo. Trabalhe com os KPIs conforme as suas necessidades.

PLANEJANDO OS KPIS JURÍDICOS

Ao implementar KPIs para determinado departamento jurídico, sugerimos a indicação de um número menor de KPIs,  aferindo apenas o que é mais importante para o departamento jurídico. Os responsáveis jurídicos precisam conhecer as informações certas para gerenciar adequadamente o departamento, alinhando-o aos seus objetivos e descartando a coleta de informações dispensáveis. Recomenda-se que um programa de KPI contenha 10 ou menos métricas, pensadas para encontrar determinado ponto de relevância.

Enquanto a maioria dos departamentos jurídicos tende a se concentrar apenas nas métricas financeiras de custos com ações, existem vários tipos de KPIs nos quais o desempenho do departamento jurídico pode e deve ser medido, incluindo:

• Financeiro
• Resultados legais
• Gerenciamento de riscos
• Eficiência

A questão, então, é: como os departamentos jurídicos corporativos trabalham os KPI?

Há dois obstáculos que os departamentos jurídicos enfrentam quando falamos em tecnologia para relatórios de métricas. O primeiro é que os dados existentes são armazenados em vários sistemas distintos. O segundo é que a integridade dos dados é comprometida devido à má codificação ou ao uso inconsistente dos sistemas. É por isso que destacamos a importância da concentração e conexão das informações, evitando problemas de higienização da base de dados, números conflitantes e retrabalhos.

Um programa de KPI bem projetado fornece aos líderes de departamentos jurídicos uma visão oportuna para que assim tomem decisões proativas que ajudarão o departamento a atingir suas metas em relação aos resultados, gerenciando de riscos e otimização das finanças.

SUGESTÕES DE KPIS

Custo e efetividade: É comum encontrarmos recibos de pagamentos com a seguinte justificativa de contas: “Para Serviços Prestados”. Como parte do gerenciamento legal de gastos e compliance, é essencial rastrear essas despesas e auditar a real necessidade e destinação do pagamento. Os KPIs que valem a pena considerar nesta área incluem:

•  Custo total dos serviços (dentro e fora);
•  Gasto legal com porcentagem da receita;
• Custo por estado, região ou filial;
•  Comparação do gasto total do orçamento com o real (por exemplo, porcentagem tratada dentro do orçamento);
•  Despesa externa versus interna;
•  Advogados internos versus receita;
•  Custo por assunto;
•  Custo por advogado.

Processo, eficiência e produtividade: O desempenho atende às expectativas de forma consistente em termos de pessoal, trabalho de caso e uso de tempo? Dados relevantes nesta área podem cobrir:

•  Porcentagem de casos solucionados / resolvidos com sucesso;
•  Assuntos por advogado e / ou por paralegal;
•  Pessoal (interno) ou faturamento (externo) de paralegais para advogados;
•  Tempo e despesas com questões legais versus tarefas administrativas;
•  Assuntos legais tratados versus receita;
•  Hora do processamento de faturas legais;
•  Cumprimento de prazos.

Ciclo de tempo: A pontualidade na prestação de serviços é sempre importante; A detecção de mudanças no desempenho em relação a essa métrica, especialmente tendências notáveis ​​em uma área específica, pode permitir que um problema seja investigado para determinar a causa raiz. Aqui, você pode monitorar:

•  Tempo por disputa legal;
•  Tempo para julgamento;
•  Tempo por assunto sem julgamento;
•  Tempo de resposta para acordos.

Satisfação do cliente: Pode ser determinado por pesquisas de partes interessadas e “clientes”, incluindo aqueles em todos os departamentos que interagem, tanto no conselho interno quanto no externo. As métricas podem incluir:

•  Nível de satisfação (por exemplo, em uma escala de 1 a 5, etc.);
•  Número de reclamações apresentadas;
•  Temas das reclamações (para revelar tendências, etc.).

CONHECER PARA CORRIGIR E MELHORAR

Determinar quais áreas são mais críticas, como monitorá-las e medi-las, e os níveis esperados de desempenho, são atividade basilares nos processos de qualquer organização. Essas decisões devem ser tomadas em conjunto com a liderança e com outros departamentos, para garantir que eles se alinhem com a visão estratégica geral da empresa, as estratégias específicas da unidade de negócios e outras considerações.

Os KPIs legais precisam ser claros, mensuráveis ​​e alcançáveis, e devem ser validados em comparação com benchmarks, sendo efetivamente comunicados a todas as partes afetadas. Estabelecer e medir os KPIs é apenas metade do processo; é ainda mais importante avaliar os dados e determinar quais ações, se houver alguma, precisam ser tomadas para melhorar a situação atual.

Informação é poder. Implementar e agir com base em KPIs inteligentes e bem definidos pode incentivar um desempenho superior, especialmente se, por exemplo, taxas ou bônus estiverem em risco,  ajudando assim a gerenciar gastos legais e reduzir custos. Mesmo a revisão dos níveis e processos atuais de desempenho, em preparação para o estabelecimento de KPIs, pode trazer suas próprias recompensas ao agir como um check-up de integridade nos negócios. É o momento de começar a gerir para saber onde investir.

*Redator: Rafael Leon Urbano de Oliveira - advogado e consultor, com especialização em gestão de riscos e compliance.