Para operar em conformidade legal, as empresas devem cumprir determinados requisitos relacionados às transações, práticas trabalhistas e procedimentos de segurança da empresa. Antes de lançar o seu negócio, você deve conhecer os regulamentos apropriados para o seu setor, certificando-se de manter os registros de quaisquer custos e datas relacionadas à sua conformidade.

A medida que o horizonte econômico continua a mudar e os cintos apertarem, pequenas e médias empresas, que normalmente têm entre 10 e 500 funcionários e representam o maior volume de empregos no país, podem acabar focando em questões centrais dos negócios, se esquecendo ou negligenciando seus problemas mais sérios e potencialmente perigosos, como a conformidade de recursos humanos e das relações laborais.

Ao contrário das grandes empresas, as pequenas e médias empresas geralmente não dispõem de tempo e recursos para construir uma sólida infraestrutura e processos que vão além dos objetivos principais do negócio, priorizando o core business e negligenciando questões operacionais tão importantes quanto a plano de negócios.

Mas se os empreendedores e os proprietários de empresas menores estão focados apenas no crescimento e nos seus serviços e produtos, como eles sabem quais questões devem ser procuradas para proteger a empresa?

Listamos abaixo os 5 principais problemas de conformidade que os departamentos pessoais ou RH podem enfrentar:

1. A exposição ao litígio no local de trabalho não está sendo abordada

O assédio moral e sexual são formas ocultas e prevalentes de discriminação no local de trabalho.
Poucas empresas fornecem treinamento sobre assédio moral e sexual em seu ambiente, o que abre portas para um ambiente de trabalho “tóxico” e propicio a geração de contendas judiciais.

No entanto, apesar da possibilidade de serem processados, os pequenos empresários não estão enfrentando o problema de frente. Em pesquisas realizadas pelos Ministério Público do Trabalho, descobriu-se que apenas 23% das pequenas e médias empresas oferecem treinamento ou informações sobre estas questões, o que é extremamente elevado quando verificamos o volume de empresas que se enquadram como pequenas e médias.

A atratividade de uma empresa não está necessariamente relacionada com altos salários, mas sim com o bom ambiente de trabalho. O toner over de funcionários contribui para a responsabilidade do empregador e é indicador confiável de que há algo de errado no ambiente interno da empresa, necessitando de tratamento. Chefes assediadores, excesso de trabalho, horas extras e baixa remuneração são exemplos de fatores explosivos.

A título de comparação, estudos mostram que os custos legais de uma empresa em um processo de rescisão sem justa causa custam cerca de 1/3 dos custos decorrentes de indenizações vencidas em ações judiciais, ou seja, sai mais barato adequar do que corrigir.

A realização de pesquisas de ambiente, avaliação 360º, verificação de horas extras, conversas com os gestores e treinamentos são exemplos de medidas de baixo custo e que trazem benefícios diretos e imediatos para o ambiente, os colaboradores e a própria empresa.

2. Os recolhimentos fiscais e trabalhistas não estão sendo seguidos

O custo de conformidade com recolhimentos fiscais e trabalhistas é geralmente um fardo maior para as pequenas empresas, principalmente porque as despesas associadas gerais são distribuídas por uma força de trabalho menor. Segundo pesquisas relacionadas a esta questão, as pequenas empresas tem um impacto até 80% maior em seu orçamento com as conformidades  legais de seus funcionários do que as grandes empresas. A falta de gerenciamento de tarefas relacionadas ao pessoal pode tornar a conformidade ainda mais cara.

Para o pequeno empresário, os impactos fiscais tem grande oneração na folha de pagamento, o que demonstra a importância do cuidado com os recolhimentos. Multas administrativas relacionadas a falta de recolhimentos podem se transformar em processos criminais, trazendo impactos para as empresas e seus gestores.

Após a regulamentação legal, muitas empresas tem enxugado a sua folha de pagamento através da terceirização de serviços não essenciais ou mesmo do próprio core business, preocupando-se apenas em administrar os resultados. Essa seria uma forma de minimizar os riscos fiscais e trabalhistas, desde que bem administrada a questão junto aos prestadores de serviços.

3. Departamento pessoal generalista e com acúmulo de funções

Para uma empresa de pequeno e médio porte, o departamento pessoal ou RH geralmente é composto por uma pessoa com muitas funções em suas rotinas, como remuneração e benefícios, gerenciamento de RH, relações trabalhistas, questões legais, pessoal, treinamento, etc..

Enquanto um típico generalista de RH pode saber um pouco sobre tudo, a sólida orientação de RH é crucial para a melhora do ambiente. O velho ditado “a ignorância da lei não é defesa”, certamente se aplica quando uma empresa se depara com uma auditoria, uma investigação de um órgão do governo ou até litígios. Isso é particularmente verdadeiro quando o departamento pessoal cuida de tudo e tem um generalista de RH que toma a decisão errada sobre um problema crucial do empregado, mesmo quando se relaciona com algo tão simples quanto fazer a pergunta errada em uma entrevista.

Um exemplo que podemos dar ocorreu quando uma entrevistadora (generalista de RH) estava selecionando candidatos para um posto de trabalho no pátio de uma pequena fábrica. Na conversa com uma candidata, a entrevistadora afirmou que a vaga exigia vigor físico e que por isso não seria aconselhável que uma “mulher” fosse contratada. Essa afirmação tomou ares preconceituosos e virou um litígio, trazendo custos desnecessários para a empresa.

Por isso, é importante que os profissionais de RH passem rotineiramente por treinamentos e atualizações, cuidando apenas de questões relacionadas com as suas reais funções e passando para outros departamentos as funções que tomam tempo e que não são atribuições do departamento pessoal. A terceirização de algumas questões é também uma solução.

4. Administração de papelada pode gerar erros substanciais

Como cada novo contratado vem acompanhado de diversos papeis e formulários. Se uma empresa não se organizar com o manejo e arquivamento destes documentos, os erros podem se multiplicar e as consequências são imensuráveis. Da mesma forma, a folha de pagamento deve garantir que as deduções adequadas sejam feitas. Como exemplo, quando um funcionário tem progressão salarial, os benefícios e a folha de pagamento devem ser ajustados de acordo e dentro do prazo exigido legalmente.

Todos esses processos administrativos tendem a “viver” em diferentes partes da organização e, no entanto, dependem totalmente um do outro. Em cada etapa, quando as informações são transferidas de um processo de RH para um processo de contabilidade, há uma chance de erro. Multiplique essa possibilidade pelo número de funcionários e pela quantidade de papelada, e a possibilidade passa a ser uma probabilidade.

Quando uma área falha, todo o processo é interrompido. Por isso, é importante que a organização tenha desenhado todo o seu organograma, assim como aconselhamos a automação de certos processos, pois o fator humano é sempre um índice negativo na conta da conformidade.

5. Funções de RH não sendo coordenadas

Os registros de dados e benefícios da folha de pagamento precisam trabalhar em sincronia. Caso contrário, as deduções da folha de pagamento podem estar erradas. Quando isso acontece, um tempo valioso é desperdiçado para implementar as correções, trazendo retrabalhos e horas extras.

Se diferentes colaboradores são utilizados para a função de registro de folha de pagamento e benefícios, o pequeno empresário é aquele que deve garantir que tudo seja coordenado e esteja funcionando sem problemas. Isso implica em fazer as ligações entre os colaboradores, tentando entender os aspectos técnicos das funções e trabalhos desempenhados.

Mas o que dizer de usar um dos inúmeros softwares de folha de pagamento já disponíveis? Ter o software certo ainda não resolve a necessidade de integrar as funções de folha de pagamento e benefícios porque, além de garantir que o software seja executado corretamente, os proprietários ainda precisam se comunicar e transmitir as informações para o detentor dos registros de benefícios. Além disso, o software de folha de pagamento deve ser atualizado continuamente, pois as normas trabalhistas e previdenciárias sofrem constantes atualizações e alterações.

Buscando ajuda externa

Muitos destes riscos operacionais e legais podem ser evitados com um pouco de planejamento antecipado e, o mais importante, buscando ajuda externa. É comum encontrarmos pequenas empresas trabalhando com um consultor de RH externo ou com um advogado especializado em questões trabalhistas.

A Leon Consultoria Empresarial fornece serviços de assessoria legal trabalhistas, lidando com questões contratuais, sindicais, de estrutura interna, compliance trabalhista e treinamento. Qualquer que seja a opção escolhida por um pequeno empresário, ele terá de permitir que especialistas qualificados forneçam orientação estratégica em relação a esses problemas. O retorno do investimento na adoção de precauções contra o desrespeito à lei não está apenas na prevenção de erros dispendiosos, mas na satisfação e produtividade de toda a força de trabalho.