Estabelecer relacionamentos com clientes que têm histórico de crédito ruim pode ser um dos custos e riscos necessários do negócio, mas para isso há algumas medidas que podem ser tomadas para proteger os seus interesses. As orientações a seguir podem ajudar as contas a serem pagas segundo os seus termos e condições, e não nos termos e condições do seu cliente (atrasos rotineiros, com isenções de multas e juros).

Se a empresa se limita a fazer negócios com clientes com registros de crédito impecáveis, no final o grupo de clientes em potencial tende a ser restrito e, consequentemente, com um leque menor de oportunidades de negócios. Infelizmente, como a crise financeira e a busca constantes por novos negócios, muitas vezes a empresa não tem a opção de refugar oportunidades de comércio com qualquer pessoa ou empresa que tenha interesse no seu produto ou serviço, o que torna a questão do risco comercial uma oportunidade e ao mesmo tempo um ponto a ser trabalhado.

Nem sempre a empresa possui controle total dos termos de seus contratos de vendas. A realidade é que seus maiores e melhores clientes podem querer ser cobrados trimestralmente e depois ter 60 dias para pagar. Dada a circunstância e o relacionamento estabelecido, certamente a empresa não irá quer cortar esses clientes.

Embora a empresa não queira destruir nenhum relacionamento de negócios estabelecido ou em potencial estabelecendo, através de condições rígidas de pagamento, deve sim ser estabelecido algum controle de suas contas a receber para evitar estragos em seu fluxo de caixa. Nenhuma empresa quer dispender de um caixa para cobranças inviáveis de seus clientes inadimplentes.

Pensando nesse cenários de riscos comerciais, apresentamos esses cinco passos que podem ajudar no controle de riscos do seu fluxo de caixa:

1. Preste atenção nos novos clientes com histórico de crédito ruim

A empresa não pode esperar que clientes, pessoa jurídica ou física, com históricos de cheques protestados ou que paguem suas contas com atraso, mudem suas formas de lidar com as contas.

Se a empresa tiver que fazer negócios com o cliente “cronicamente atrasado”, será necessário estabelecer regras de crédito com antecedência e com firmeza, iniciando o relacionamento lentamente, em grau de teste e sem grande volumes de venda. Mantenha a quantidade de produtos ou serviços que você oferece a um cliente com um registro de crédito duvidoso no volume mínimo, até que o cliente tenha se provado confiável.

Não importa o quanto a empresa precise dos negócios, nunca comece a fazer negócios com outra empresa ou pessoa até que se tenha um contrato assinado, claramente declarando e concordando com as condições de pagamento. Pode ser que esse cliente esteja apenas passando por uma sazonalidade em seu negócio e no futuro se reestabeleça, então esse teste, com baixo volume e contrato assinado, é importante para a realização do negócios, mas com o controle dos riscos.

2. Depois de começar a fazer negócios com alguém, certifique-se de registrar em suas faturas, controlando internamente a data em que o pagamento deverá ser feito

Não confie no cliente para analisar a data da fatura e determinar a data de pagamento. As condições e prazos devem ser previamente estabelecidas por contrato e respeitadas, principalmente na cobrança.

Para isso, há inúmeros sistemas de gestão no mercado, capazes de gerar alertas de controles, inclusive com mensagens prévias de vencimento aos seus clientes, de forma informativa e não invasiva. O seu departamento de contas a receber deve trabalhar com essas datas e estar sempre atento para os vencimentos e a conciliação das contas. Qualquer divergência deve ser prontamente diagnosticada e tratada junto ao cliente, pois o inadimplente certamente não estará preocupado com a data em que irá cumprir com a obrigação financeira estabelecida.

3. Ofereça desconto para o pagamento antecipado e adicione juros e multa ao pagamento atrasado

Um desconto típico é de dois a três por cento do total, se a conta for paga no prazo de 10 dias a contar da data da fatura. Por sua vez, o atraso deve ser penalizado com multa, geralmente entre um e dois por cento, e juros moratórios na base de um por cento, todos estes sobre o valor em aberto.

Porém, essa questão mecere cuidado. Há clientes que rotineiramente trabalham no atraso e acabam lucrando com isso quando a empresa detentora do crédito rotineiramente isenta as penalidades comerciais decorrentes desse atraso. Esse clientes operam alavancados e utilizam os seus atrasos para trabalhar com os materiais e serviços da credora.

Por isso, é muito importante o bom relacionamento com os clientes, desde que eles sejam “bons clientes”. Muito cuidado para não premiar os inadimplentes, prejudicando o seu caixa ao criar a sensação de “premiação” para os atrasos.

4. Telefone para os clientes e comece a cobrança no dia seguinte ao vencimento dos pagamentos

O tempo é muitas vezes a diferença entre uma cobrança exitosa e uma cobrança inviável. Nunca espere o cliente para constatar o recebimento ou atraso. Trabalhe com controles e verificações internas e na dúvida não exite em contactar o cliente para confirmar o pagamento.

Estabeleça uma régua de cobrança, delimitando ações e dead lines para que o débito seja quitado da forma mais célere. A cobrança com ligações e e-mails deve iniciar após o vencimento. Clientes com atrasos de 30 (trinta) dias já devem ser notificações extrajudicialmente, e atrasos superiores a 60 (sessenta) dias devem ser judicialmente cobrados, com acréscimos de custas e honorários advocatícios.

Esperar 6 (seis) meses ou 1 (um) ano para iniciar a cobrança ostensiva e judicial pode ser a diferença entre encontrar uma empresa com dívidas e encontrar uma empresa já falida.

5. Suspenda os negócios até que o cliente pague suas contas

Essa é uma orientação, mas não necessariamente uma regra a ser seguida. Se a empresa tem um relacionamento interessante com um cliente em atraso e quer continuar fazendo negócios com esse cliente, deverá insistir para que quaisquer novos produtos ou serviços sejam comercializados mediante pagamento prévio e à vista.

*Sugestão: verifique rotineiramente os relatórios de crédito do cliente

É sempre uma boa opção implementar a regra de consulta rotineira do relatório de crédito de seus clientes, ou potenciais clientes cadastrados em uma lista de “captação”.

Os relatórios de crédito mostram dados históricos de pagamento, registros de falência, indicativos de protestos e ações judiciais, classificação de riscos e a probabilidade de um cliente pagar as suas contas. Mesmo que seu cliente ou potencial cliente tenha pouco ou nenhum histórico de crédito, entendemos que é necessário executar um relatório de crédito para apurar dados relevantes.

Seguindo a primeira oritenação, sugerimos a criação de uma rotina de pesquisas porque o mercado é muito dinâmico e a situação financeira das empresas e pessoas físicas pode mudar rapidamente. A pesquisa financeira e o cadastro dos resultados para acompanhamento por prever a inadimplência, recuperação judicial e a falência de clientes.

**Lista de verificação: Como cobrar os pagamentos devidos? Aqui estão algumas maneiras eficazes de receber pagamentos de clientes inadimplentes:

• Familiarize-se com os procedimentos de pagamento dos seus clientes;
• Mantenha um relatório preciso de vencimentos das contas a receber;
• Mantenha um cadastro dos seus clientes, com registro das consultas de crédito e evolução histórica;
• Mande lembretes eletrônicos de pagamentos 10 dias antes dos vencimentos;
• Ligue assim que o cliente atrasar o pagamento;
• Não dê aos seus clientes inadimplentes uma desculpa para não pagar. Insista na cobrança das multas e juros;
• Se permanecer o atraso por mais de 30 (trinta) dias, negative o cliente e envie uma carta indicando claramente as consequências de novos atrasos no pagamento;
• Considere contratar uma agência ou escritório de cobrança para assessoria;
• Use advogados como recurso em dívidas já negativadas e atrasos superiores a 60 (sessenta) dias;
• Se um dos seus devedores pedir recuperação judicial ou falência, consulte imediatamente um advogado e suspenda todos os negócios e esforços de cobrança.