Planejamento estratégico

Para abertura, estabilidade ou melhoria de um negócios, é fundamental escrever um plano estratégico dinâmico, avaliando a sua organização através de ferramentas de gestão.

Temos no planejamento estratégico uma abordagem sistemática de determinada organização para a tomada de decisões sobre questões que são de importância fundamental e crucial para sua saúde e vitalidade contínuas, a longo prazo.

Nesse tema, sugerimos 3 ferramentas de análise que sua organização deve considerar:

• SMART: específico, mensurável, atingível, relevante e temporizável:
• SOAR: forças, oportunidades, aspirações e resultados:
• SWOT: pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças:

Escrevendo Objetivos SMART

Os objetivos da sua organização estão escritos na forma de objetivos “SMART”? Eles são específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporizáveis?” Exemplo: Até 30 de setembro de 2018, 100% dos funcionários serão treinados em anticorrupção e antifraude.

Os objetivos SMART são importantes para o planejamento estratégico, pois se concentram na eficácia da organização. Metas e objetivos claros, eficientes e eficazes, transcenderão para a organização e inspirarão a gerência e os funcionários a seguirem o exemplo.

Considere começar por estas três áreas: prestação de serviços, recursos humanos e desenvolvimento de recursos. Escreva metas para elas, seguindo o formato SMART. Suas metas de desenvolvimento de recursos devem procurar aumentar os voluntários e as contribuições. Escreva os objetivos para que eles sejam quantificáveis ​​e alcançáveis.

Componentes:

• Escreva metas e objetivos claros;

• Estabeleça prazos razoáveis;

• Meça a produtividade, melhorare a qualidade e forneça análises de custo;

• Busque colaboração, inspire inovação e meça o impacto dos benefícios da comunidade;

• Escreva um orçamento que esteja vinculado aos requisitos de concessão. Isso permitirá medidas de desempenho mais quantificáveis, bem como a análise de custo-benefício;

• Identifique o papel executivo no gerenciamento de mudanças e no controle organizacional geral;

• Avalie a direção e o objetivo de sua organização;

• Identifique e quantifique as medidas de desempenho;

• Seu plano deve enfatizar a melhoria do relacionamento com o cliente.

Análise SWOT

Os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças estão identificadas? A análise SWOT é uma ferramenta de avaliação de desempenho amplamente aceita. No entanto, deve ser mais do que um exercício de geração de lista.

Avalie minuciosamente a sua organização usando as quatro áreas de análise estabelecidas por essa ferramenta. Concentre-se em identificar mais pontos fortes do que pontos fracos de sua organização. Tenha em mente que a pesquisa e a experiência mostram que concentrar-se nos pontos fortes de indivíduos e organizações é muito mais poderoso e eficaz do que se concentrar em deficiências.

Identifique as oportunidades de sucesso da sua organização. Algumas organizações são tentadas a se concentrar apenas em oportunidades e desenvolvê-las longamente, enquanto pontos fortes, fracos e ameaças não recebem tanta atenção. Concentrar-se em oportunidades dá uma sensação de previsão para a organização e inspira esperança e orgulho.

Desenvolva as quatro categorias de maneira adequada e equilibrada, destacando os pontos fortes.

Análise SOAR

Semelhante à análise SWOT, o SOAR é uma alternativa razoável para o seu plano. As duas ferramentas de planejamento e avaliação direcionam à sua organização para a identificação dos esforços e oportunidades. No entanto, o SOAR convida a sua organização a identificar espirais e resultados.

A SOAR é importante para a gestão estratégica porque inspira inovação. Quais são as aspirações e ambições da organização? Existem novas abordagens para o seu processo de negócios que devem ser consideradas? Novos métodos podem ser aventurados? Se novas ideias foram incorporadas, o que foi ganho? Quais foram os resultados? Inovações e resultados devem ser quantificáveis.

Fatores Demográficos e Econômicos

É particularmente importante considerar fatores demográficos e econômicos para as análises, uma vez que são as variáveis ​​mais dinâmicas no planejamento. Os objetivos da gestão estratégica devem ser limitados no tempo e devem incluir metas de curto e longo prazo.

Os vários fatores demográficos e econômicos são projetados por um período de tempo definido? Algumas declarações de missão são escritas em um período de 3 a 5 anos. Considere a longo prazo, 20-30 declarações de visão do ano. Considere dados de mercado como parte da avaliação econômica de sua organização. Determinar e fornecer dados do censo.

Colaboração e Inovação Social

Sua organização incorpora a colaboração, bem como medidas sociais, como mecanismos para promover uma maior inovação social? A produtividade e a melhoria da qualidade são melhor avaliadas pela forma como a organização colabora com outras entidades. Sua organização é capaz de medir a inovação social? Pode-se incluir a contribuição da comunidade inspiradora para identificar formas de melhorar as condições sociais da área.

As organizações tendem a identificar o uso de colaboração na função de serviços de programas. Alguns programas possuem práticas avançadas e de ponta. Esses componentes também precisam ser quantificáveis.

Benefícios Comunitários e Medidas de Impacto

Sua organização fornece informações sobre aqueles que se beneficiam diretamente dessas atividades (clientes e membros), bem como medidas de impacto que visam refletir o benefício líquido para a comunidade em geral?

Examine as saídas e os resultados da organização. Identifique os benefícios que podem ser avaliados usando a análise de custo-benefício. Como alternativa, identifique e analise medidas de impacto.

Algumas organizações fornecem suposições de serviço subjacentes. Aqui está um exemplo de uma declaração vaga encontrada em um relatório de uma organização sem fins lucrativos:

“Envolver e participar da vida da comunidade tem um impacto positivo sobre pessoas com deficiência.”

Assumimos que o plano tem um impacto positivo, mas não há estatísticas na constatação fornecida. Isso também pode ser visto como uma deficiência, especialmente se necessário, para fazer relatórios de concessão de medidas de impacto. Como exemplo modificativo para a declaração, sugerimos:

“Em 2017, 405 pessoas com deficiência receberam nossos serviços. 375 conseguiram empregos em meio-período”.

Orçamento, concessão e objetivos do processo

Forneça um orçamento formal. O orçamento estabelece um plano financeiro de trabalho para o projeto, o progresso e o desempenho do pessoal? Normalmente, algumas áreas de negócios exigirão especificações e a apuração de medidas de desempenho. Todas as fontes de receita e despesas devem ser claramente documentadas.

Forneça detalhes sobre fontes de financiamento. Evite declarações vagas como: “Os contratos do governo ainda são uma fonte significativa de financiamento”. Identifique e quantifique a fonte de financiamento. Por exemplo, liste as organizações que foram contratadas com a referida entidade governamental e indique o valor do financiamento em dólares. Se alguma verba for usada para estabelecer ou sustentar a organização, forneça os dados. A falta de documentação pode ser uma deficiência adicional para a organização durante uma avaliação de concessão.

Requisitos de subsídios devem ser incluídos no seu plano estratégico. Além disso: o orçamento vincula-se diretamente aos métodos (objetivos do processo) e componentes de avaliação, dentro das especificações e requisitos da concessão? É importante vincular o orçamento aos objetivos do processo para melhorar a relação custo-benefício e a eficiência.

Algumas organizações identificam esforços de captação de recursos como parte do planejamento financeiro e estratégico. Evite declarações vagas como: “Há um aumento de 25% no número de contribuições que suportam o orçamento operacional”. Identifique o valor orçado para captação de recursos para que qualquer pessoa possa calcular o aumento de 25%. Outro exemplo de uma declaração vaga encontrada em um plano estratégico: “Temos um fundo patrimonial de US $ 1 milhão.” Mais detalhes são necessários sobre como o fundo de dotação é criado. Seu plano estratégico precisa incluir uma cópia do orçamento e vinculá-lo aos objetivos do processo.

Comunicação efetiva

A administração da sua organização comunica amplamente a necessidade de mudança? Como as mudanças podem ser realizadas com sucesso? É importante demonstrar que a comunicação ampla pode ser realizada de forma eficaz e lucrativa. Se a sua organização está passando por mudanças, que processo de comunicação é usado? Como é gerenciado ou controlado? Embora a mudança seja antecipada por muitas organizações, o controle e a comunicação precisam ser bem desenvolvidos no plano.

Compromisso da Gestão para Mudar

Se a mudança for implementada em um novo sistema de gestão, isso resultará no comprometimento executivo, através de uma cultura aberta e confiante de empoderamento dos funcionários.

Embora isso possa ser difícil de identificar e medir, o plano estratégico discute ou oferece uma visão sobre o comprometimento dos executivos? A cultura vai além de um relacionamento de trabalho e inspira esperança, convicção e confiança na organização e um ao outro? Quanta liberdade é dada a cada funcionário? A sua organização promove uma atitude de cuidado, capacidade de resposta, respeito, apoio individualizado, diversidade, integridade e responsabilidade, práticas de ponta, parcerias, advocacia e sustentabilidade financeira? Se sim, como eles são medidos?

O empoderamento dos funcionários é considerado e pelo grau de liberdade que eles desfrutam. Algumas organizações aderem a um conjunto de valores operacionais principais.  As prestadoras de serviços, por exemplo, devem se concentrar no relacionamento com seus clientes.

Concentre-se no relacionamento empregado-gerenciamento. Um plano estratégico bem escrito também incluirá o empoderamento dos funcionários.

Despesas

Seu plano deve incluir um orçamento, fornecendo informações sobre os requisitos de subvenção e qualquer financiamento do governo. Inclua os valores. Vincule o orçamento ao plano. Isso, por sua vez, permitiria padrões de desempenho mensuráveis.

Metas e objetivos

Metas e objetivos devem seguir claramente o critério “SMART”. Certifique-se de que os objetivos sejam mensuráveis. Forneça dados para calcular uma relação custo-benefício. Fornecer entradas, saídas, resultados e impactos quantificáveis.

Desenvolvimento dos funcionários

A gerência deve estabelecer um ambiente de trabalho positivo, promovendo a contribuição da equipe. Isso é especialmente crucial em uma agência de serviços para que os agentes possam efetivamente alcançar os necessitados com um sentimento de orgulho e inovação.

Resumo

Um plano estratégico bem equilibrado buscará incorporar todos os três métodos de planejamento e análise (SMART, SWOT e SOAR). Deve ser escrito de tal forma que permita a correção de quaisquer deficiências. O plano deve fornecer informações orçamentárias, bem como requisitos de concessão. Acentuar forças e oportunidades. Reconheça ameaças e fraquezas. Esteja aberto para mudar e considere seu plano dinâmico. Seguir essas iniciativas permitirá que sua organização navegue em nossos tempos em constante mudança.

A Leon Consultoria Empresarial pode auxiliar nessa questão, seja pelo desenvolvimento de um Plano Estratégico de Ação, ou mesmo pelo auxílio na revisão e implantação de melhorias. Faça uma consulta através de nosso e-mail: contato@leonconsultoriaempresarial.com.

*Redator: Rafael Leon Urbano de Oliveira - advogado e consultor, com especialização em gestão de riscos e compliance.