Segundo a Radiografia do Sistema Brasileiro de Startups 2017 (ABStartups – Associação Brasileira de Startups), 57% dos empreendedores acham que o ambiente regulatório deveria melhorar, 31% das Startups encontram-se irregulares e apenas 18% delas conseguiram ter um tempo de duração superior a 4 anos, sendo a média de idade das Startups é de 2,7 anos. Esses números mostram que o sucesso não depende apenas da inovação, mas também do conhecimento operacional e legal. Para empreender é necessário conhecer o mercado e as suas normas de conformidade.

Como a maioria das coisas, a ignorância não é defesa. Se você administra uma empresa, precisa saber como manter continuamente a conformidade, desde o status corporativo até os registros corporativos, a conformidade fiscal e o respeito as regulamentações específicas do setor. Embora ninguém queira pensar em conformidade ao abrir uma Startup, é necessário se entenda o que é a conformidade legal e como a empresa deve se comportar operacionalmente. Pode ser uma parte aparentemente custosa do trabalho, sem dúvida, mas será muito mais cara se as regras forem descumpridas. Faz parte do risco do negócio que todo empresário assume quando decide abrir uma empresa. Pense no compliance como um seguro operacional e certifique-se de incluir os requisitos em seu orçamento anual para evitar surpresas.

A conformidade é um componente fundamental da governança corporativa e é essencial para a ética e continuidade dos negócios. No Brasil, por quaisquer lapsos de conformidade, o CEO (gestão) e o Conselho de Administração são culpados. Não importa quão pequena ou grande seja uma empresa, é imperativo que eles estejam em conformidade com a estrutura legal estabelecida pelas leis.

A conformidade legal é um assunto amplo e abrange várias áreas, como trabalhista, trabalhista, tributária, contábil, industrial, societária, ambiental e outras. Regulamentações e desregulamentações na indústria impulsionam a necessidade de conformidade constante e, portanto, exigem que estruturas e metodologias adequadas de conformidade sejam implementadas dentro das organizações para cumprir essas obrigações. Conformidade e sua importância são frequentemente negligenciadas por muitas startups que são novas no ecossistema de negócios simplesmente porque não estão cientes das leis existentes. Este artigo enfoca o Cumprimento Legal e como ele se aplica.

Cuidado com a arrecadação de fundos

Verificação do investidor

A ideia de verificar se os seus investidores é uma das ferramentas de compliance, através do KYP – Know Your Partner. É importante fazer uma apuração dos registros fiscais e financeiros do investidor, assim como documentar toda a transação. Não se pode pular etapas ou reduzir os caminhos quando a questão envolve dinheiro, sua origem e terceiros.

Na maioria dos casos, o seu negócio estaria acabado ou condenado sem o capital necessário para expandir, muito menos sustentar. Porém, nosso conselho é o de encontrar um parceiro que aceite passar por due diligence, construindo-se na startup um processo de auditoria, que trará benefícios para a startup e os seus investidores, agregando transparência e segurança.

Cuidado com os Cheques

Esteja ciente das verificações de “maus pagadores” (KYC – Know Your Customer), mas não deixe que isso seja um empecilho aos negócios ou a exclusão de uma oportunidade. Em termos leigos, uma verificação de mau pagador é necessária para garantir que o emissor não seja criminoso, politicamente exposto ou tenham problemas fiscais. Há vários serviços de terceiros confiáveis ​​que cobrem todos esses aspectos de conformidade para você.

A conformidade com as regulamentações nacionais e internacionais pode evitar multas e constrangimentos onerosos, mas também protege sua empresa contra fraudes e outras práticas ilegais ou injustas.

Além disso, uma abordagem proativa por meio do estabelecimento de protocolos de conformidade e o trabalho com ferramentas reguladoras fortalece o modelo de negócios de sua empresa, tornando-a mais atraente para investidores e parceiros, reduzindo ainda os riscos decorrentes de quaisquer ações regulatórias.

Abaixo estão alguns dos “ABCs” ou dicas importantes para a conformidade nas startups – em praticamente qualquer setor:

1. Familiarize-se com quem são os seus reguladores, ou provavelmente serão. Existem inúmeras regulamentações nacionais, estaduais, locais e estrangeiras que podem afetar seus negócios, agora ou no futuro; se você está nos setores financeiro, médico, agrícola, de TI ou outros. A startup precisa se preocupar com os órgãos reguladores para entender as leis e regulamentos aplicáveis ao negócios. Não tenha medo de entrar em contato com um regulador proativamente (diretamente ou por meio de seu advogado), visando esclarecer dúvidas e receber orientações adequadas.
2. Aplique uma abordagem baseada em riscos à conformidade. Avalie e entenda suas vulnerabilidades e aloque o tempo e o dinheiro necessários para gerenciar esses riscos de negócios e regulatórios, de acordo com as práticas recomendadas para o seu setor. Reavalie seu perfil de risco à medida que a sua empresa muda e cresce. Faça a si mesmo algumas perguntas:

Como eu faço para conhecer bem meus clientes (KYC), parceiros/fornecedores(KYP), empregados (KYE), etc.? 

Os procedimentos de ‘conhecer-meu-cliente’ dizem adequadamente com quem estou lidando quando se trata de novos clientes e monitoramento contínuo? 

Preciso implementar ferramentas de automação para gerenciar meus riscos de conformidade regulamentar?

3. Demonstre que você pensou e se esforçou para formular um plano de conformidade.
   Políticas e procedimentos escritos devem explicar os mecanismos de conformidade efetiva com todos os seus funcionários e quaisquer auditores ou reguladores. (Observação: seus controles de conformidade mudarão e melhorarão com o tempo.) Um Responsável pela Conformidade deve ser designado (necessário em alguns casos), no entanto, criar uma cultura de conformidade é muito importante. O treinamento é fundamental para informar a todos os funcionários sobre riscos e controles internos, além de lembrá-los de que todos são responsáveis ​​por proteger os negócios. Para alguns tipos de empresas, você pode reforçar sua mentalidade de conformidade observando diretamente em seu site (por exemplo) : “A empresa A está em conformidade com os regulamentos XYZ estabelecidos pela Agência Governamental B.” Os reguladores não apenas apreciarão a transparência, mas também criarão confiança (e reputação da marca) com seus clientes.
4. Documente e mantenha informações importantes sobre conformidade. Sua empresa deve ter um sistema de manutenção de registros adequado e bem organizado, seja em cópia física ou eletrônica. A documentação deve incluir suas políticas e protocolos escritos, incluindo versões anteriores e atuais, relatórios e comunicações com autoridades e arquivos de casos, se necessário.
5. Prepare-se para o crescimento ao dimensionar adequadamente o seu programa de conformidade. A medida que sua empresa se expande para outras cidades, estados e países, comece a analisar as agências e os regulamentos que podem afetar você. Considere o conselho legal para verificar regulamentos estrangeiros potencialmente complexos. Um novo conjunto de riscos acompanha transações transnacionais, seja na forma de dinheiro, bens ou informações.

CONCLUSÃO

Em grande parte do mundo, a conformidade regulatória é obrigatória. No entanto, para sua empresa, um plano de conformidade sólido pode ser uma vantagem competitiva em relação a outras startups e até mesmo a organizações bem estabelecidas. Construir a conformidade na estrutura de uma empresa, a posiciona para lidar efetivamente com os desafios regulatórios e competitivos do crescimento.

Em conclusão, conheça os seus riscos e os regulamentos relevantes e seja capaz de demonstrar que o faz! Ser proativo ao invés de reativo é melhor quando se trata da supervisão regulatória do seu negócio.

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A Leon Consultoria Empresarial trabalha com empresas de um amplo espectro. Nossa equipe especializada ajudará a sua empresa a navegar pelas águas da conformidade, mantendo-se alinhada às diretrizes municipais, estaduais e federais.

Nossos serviços de conformidade incluem:

– Interface legal externa;

– Avaliação do cenário

– Revisão da cultura corporativa;

– Avaliação de risco;

– Teste de controle de documentos;

– Relatório de conformidade SOX;

– Administração de contratos;

– Políticas e procedimentos;

– Licenças empresariais;

– Consultas e pareceres.

Saiba mais sobre conformidade de inicialização. Para obter uma visão geral de algumas leis e regulamentações, colocamos os nossos canais de comunicação à disposição.

Tem um projeto único que pode usar uma análise aprofundada e feedback sobre a conformidade adequada? Nós fornecemos serviços de consultoria de CFO em uma base de projeto.