Como conduzir uma investigação de fraude?

Apesar dos melhores esforços de prevenção, as organizações provavelmente sofrerão incidentes de fraude ocupacional. Quando isso ocorrer, precisarão da assistência de um especialista em fraudes, talvez para encontrar o perpetrador ou, no mínimo, coletar evidências e identificar o gap que possibilitou a ocorrência.

Um guia conjunto, Gerenciando o risco comercial de fraude: um guia prático, publicado pelo Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), a Associação de Examinadores Certificados de Fraudes (ACFE) e o Instituto de Auditores Internos (IIA), descreve a abordagem que um especialista qualificado terá ao executar uma investigação de fraude eficaz e coordenada.

Ao entender como o especialista conduzirá a investigação, a empresa pode garantir que está fornecendo as informações e a assistência necessárias para que a investigação conduzida seja bem-sucedida.

Processos Apropriados

As investigações de fraude envolvem várias etapas destinadas a proteger os negócios, minimizar interrupções e preservar as evidências. De acordo com o guia conjunto, todas as investigações de fraude devem incluir os seguintes ciclos no processo:

  • Categorizar problemas;
  • Confirmar a validade da alegação;
  • Definir a gravidade da alegação;
  • Encaminhar a questão ou investigação, quando apropriado;
  • Encaminhar questões fora do escopo do programa, quando apropriado;
  • Conduzir a investigação e a apuração de fatos;
  • Resolver ou encerrar a investigação;
  • Listar tipos de informações que devam ser mantidas confidenciais;
  • Definir como a investigação será documentada;
  • Gerenciar e reter documentos e informações.

Trabalhe com um especialista para determinar o processo apropriado para o assunto específico em questão. A empresa deve conceder ao especialista a autoridade suficiente para a condução da investigação e dos trabalhos junto aos departamentos internos, incluindo recursos humanos, consultoria interna, gerenciamento sênior, TI, auditoria interna e segurança e prevenção de perdas.

3 estágios

O planejamento completo é um pré-requisito para o lançamento de uma investigação de fraude. O plano desenvolvido entre a empresa e o especialista deve priorizar as tarefas de investigação para facilitar um relatório provisório das descobertas (se necessário), mas também permitir a revisão. As tarefas geralmente pertencem a três estágios primários:

  1. Entrevistas – O especialista entrevistará testemunhas de terceiros, testemunhas corroborativas, possíveis co-conspiradores e o alegado perpetrador ou perpetradores.
  2. Coleta de evidências – Para reunir evidências relevantes, o especialista terá como alvo documentos internos e registros externos. O primeiro inclui arquivos de pessoal, registros telefônicos internos, e-mail, registros financeiros, fitas de câmeras de segurança e registros de acesso ao sistema físico e de TI. O especialista pode precisar realizar exames forenses de computador para identificar essas evidências. Registros externos podem incluir registros públicos, informações de clientes e fornecedores, relatórios de mídia e relatórios de detetives particulares.
  3. Análise de evidências – O especialista revisará e categorizará as informações coletadas, conduzirá análises de dados assistidas por computador e testará várias hipóteses. Ele documentará e acompanhará todas as etapas da investigação. A documentação apropriada abrange itens privilegiados ou confidenciais; pedidos de documentos, dados eletrônicos e outras informações, memorandos de entrevistas; análise de documentos, dados, entrevistas e conclusões elaboradas.

O especialista também fornecerá um relatório de suas descobertas. A empresa pode determinar o formato apropriado para o relatório e como a distribuição será afetada pela necessidade de proteger os privilégios legais e evitar a difamação.

Ações corretivas

Para minimizar sua responsabilidade legal, a empresa deverá tomar algumas medidas corretivas em resposta às descobertas de fraude porventura encontradas. Quando necessário, para manter a confidencialidade, visando preservar evidências ou mitigar perdas, a empresa pode considerar tomar medidas antecedendo a conclusão da investigação, como, por exemplo, suspender ou realocar um funcionário ou iniciar uma ação legal para restringir ativos específicos.

Depois que o especialista concluir a investigação, a empresa poderá promover a demissão por justa causa, ingressar com uma ação de restituição ou até mesmo iniciar um processo criminal. Alternativamente, a empresa pode processar judicialmente, impor ação disciplinar, registrar uma reivindicação de seguro, estender a investigação ou revisar processos de negócios ou controles internos.

Contendo a Fraude

Toda empresa deve adotar uma postura proativa em relação ao gerenciamento de riscos para minimizar sua exposição a perdas por fraude. Mas quando a fraude escorrega, um especialista qualificado pode ajudar a garantir uma investigação oportuna e abrangente.

SIDEBAR: Personalizando a investigação

O gerenciamento do risco comercial de fraude: um guia prático observa que a consistência nos processos investigatórios é importante, mas reconhece que vários fatores influenciarão o plano no caso de uma investigação específica. Por exemplo, no caso da sensibilidade temporal, os prazos podem ser impostos por exigências legais, a necessidade de mitigar perdas ou danos, ou em restrições de reivindicações de seguro.

Outros fatores que podem influenciar o plano de investigação incluem:

  • Notificação.A empresa pode ser obrigada a notificar reguladores, autoridades, seguradoras ou auditores;
  • ConfidencialidadeA investigação deve garantir a confidencialidade de certas informações coletadas;
  • Privilégios legais.O advogado da empresa e o especialista devem acordar com antecedência as medidas adequadas para proteger as comunicações de produtos, de trabalho e da relação advogado-cliente;
  • Problemas de conformidade.A investigação deve obedecer às leis e regras aplicáveis ​​em relação à coleta de informações.
Anúncios

Deixe um comentário

Faça o login usando um destes métodos para comentar:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s