Apesar dos melhores esforços de prevenção, as organizações provavelmente sofrerão incidentes de fraude ocupacional. Quando isso ocorrer, precisarão da assistência de um especialista em fraudes, talvez para encontrar o perpetrador ou, no mínimo, coletar evidências e identificar o gap que possibilitou a ocorrência.

Um guia conjunto, Gerenciando o risco comercial de fraude: um guia prático, publicado pelo Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), a Associação de Examinadores Certificados de Fraudes (ACFE) e o Instituto de Auditores Internos (IIA), descreve a abordagem que um especialista qualificado terá ao executar uma investigação de fraude eficaz e coordenada.

Ao entender como o especialista conduzirá a investigação, a empresa pode garantir que está fornecendo as informações e a assistência necessárias para que a investigação conduzida seja bem-sucedida.

Processos Apropriados

As investigações de fraude envolvem várias etapas destinadas a proteger os negócios, minimizar interrupções e preservar as evidências. De acordo com o guia conjunto, todas as investigações de fraude devem incluir os seguintes ciclos no processo:

• Categorizar problemas;

• Confirmar a validade da alegação;

• Definir a gravidade da alegação;

• Encaminhar a questão ou investigação, quando apropriado;

• Encaminhar questões fora do escopo do programa, quando apropriado;

• Conduzir a investigação e a apuração de fatos;

• Resolver ou encerrar a investigação;

• Listar tipos de informações que devam ser mantidas confidenciais;

• Definir como a investigação será documentada;

• Gerenciar e reter documentos e informações.

Trabalhe com um especialista para determinar o processo apropriado para o assunto específico em questão. A empresa deve conceder ao especialista a autoridade suficiente para a condução da investigação e dos trabalhos junto aos departamentos internos, incluindo recursos humanos, consultoria interna, gerenciamento sênior, TI, auditoria interna e segurança e prevenção de perdas.

3 estágios

O planejamento completo é um pré-requisito para o lançamento de uma investigação de fraude. O plano desenvolvido entre a empresa e o especialista deve priorizar as tarefas de investigação para facilitar um relatório provisório das descobertas (se necessário), mas também permitir a revisão. As tarefas geralmente pertencem a três estágios primários:

1. Entrevistas – O especialista entrevistará testemunhas de terceiros, testemunhas corroborativas, possíveis co-conspiradores e o alegado perpetrador ou perpetradores.
2. Coleta de evidências – Para reunir evidências relevantes, o especialista terá como alvo documentos internos e registros externos. O primeiro inclui arquivos de pessoal, registros telefônicos internos, e-mail, registros financeiros, fitas de câmeras de segurança e registros de acesso ao sistema físico e de TI. O especialista pode precisar realizar exames forenses de computador para identificar essas evidências. Registros externos podem incluir registros públicos, informações de clientes e fornecedores, relatórios de mídia e relatórios de detetives particulares.
3. Análise de evidências – O especialista revisará e categorizará as informações coletadas, conduzirá análises de dados assistidas por computador e testará várias hipóteses. Ele documentará e acompanhará todas as etapas da investigação. A documentação apropriada abrange itens privilegiados ou confidenciais; pedidos de documentos, dados eletrônicos e outras informações, memorandos de entrevistas; análise de documentos, dados, entrevistas e conclusões elaboradas.

O especialista também fornecerá um relatório de suas descobertas. A empresa pode determinar o formato apropriado para o relatório e como a distribuição será afetada pela necessidade de proteger os privilégios legais e evitar a difamação.

Ações corretivas

Para minimizar sua responsabilidade legal, a empresa deverá tomar algumas medidas corretivas em resposta às descobertas de fraude porventura encontradas. Quando necessário, para manter a confidencialidade, visando preservar evidências ou mitigar perdas, a empresa pode considerar tomar medidas antecedendo a conclusão da investigação, como, por exemplo, suspender ou realocar um funcionário ou iniciar uma ação legal para restringir ativos específicos.

Depois que o especialista concluir a investigação, a empresa poderá promover a demissão por justa causa, ingressar com uma ação de restituição ou até mesmo iniciar um processo criminal. Alternativamente, a empresa pode processar judicialmente, impor ação disciplinar, registrar uma reivindicação de seguro, estender a investigação ou revisar processos de negócios ou controles internos.

Contendo a Fraude

Toda empresa deve adotar uma postura proativa em relação ao gerenciamento de riscos para minimizar sua exposição a perdas por fraude. Mas quando a fraude escorrega, um especialista qualificado pode ajudar a garantir uma investigação oportuna e abrangente.

SIDEBAR: Personalizando a investigação

O gerenciamento do risco comercial de fraude: um guia prático observa que a consistência nos processos investigatórios é importante, mas reconhece que vários fatores influenciarão o plano no caso de uma investigação específica. Por exemplo, no caso da sensibilidade temporal, os prazos podem ser impostos por exigências legais, a necessidade de mitigar perdas ou danos, ou em restrições de reivindicações de seguro.

Outros fatores que podem influenciar o plano de investigação incluem:

• Notificação.A empresa pode ser obrigada a notificar reguladores, autoridades, seguradoras ou auditores;

• ConfidencialidadeA investigação deve garantir a confidencialidade de certas informações coletadas;

• Privilégios legais.O advogado da empresa e o especialista devem acordar com antecedência as medidas adequadas para proteger as comunicações de produtos, de trabalho e da relação advogado-cliente;

• Problemas de conformidade.A investigação deve obedecer às leis e regras aplicáveis ​​em relação à coleta de informações.