Apoiar a lista aparentemente interminável de obrigaões regulatórias operacionais é um dos maiores desafios enfrentados pelos colaboradores e gestores de empresas. Nesse sentido, as inúmeras regulamentações associadas aos riscos do negócio e as dinâmicas operacionais são desafios para qualquer empresa, contornáveis por um workflow for compliance.

A capacidade de aderir a um processo definido, delimitando todo o fluxo, é essencial para gerenciar a conformidade em um ambiente tão restrito e reduzir o risco, proporcionando ao mesmo tempo experiências aprimoradas e resultados confiáveis.

Ainda que os colaboradores tenham acessos aos mesmos sistemas de tecnologia, podem existir diferenças generalizadas nos processos de cada área. Não é de surpreender o fato de cada área de uma empresa ter acesso a o mesmo banco de dados, mas apresentar ao final resultados divergentes em seus relatórios. Em alguns casos, existem diferenças consideráveis nos dados e valores, tendo por causa as transações realizadas sem parametrização em cada núcleo de negócios, dentro da uma mesma organização.

Para entender por que esse pode ser o caso, é necessário observar as condições que levam a possíveis discrepâncias de processo, incluindo:

• A flexibilidade da plataforma: Sistemas ricos em parâmetros e configurações podem oferecer uma tremenda flexibilidade para oferecer o que os colaboradores precisam, mas podem resultar em uma quantidade confusa de dados e opções. Se você já deu uma olhada no cockpit de um grande avião de passageiros ao embarcar e viu a complexidade dos interruptores, instrumentos e controles, traga essa mesma realizada para os inúmeros parâmetros sistêmicos de uma empresa.
• Concentre-se no resultado final: desde que o resultado seja satisfatório, a gerência pode estar menos interessada nos detalhes passo-a-passo da jornada porque que o que costuma interessar para os gestores e empresas é a chegada bem-sucedida ao destino (lucro).
• Vários aplicativos em uso: muitas vezes os colaboradores que usam vários aplicativos para executar suas tarefas encontram seus próprios métodos para maximizar a eficiência do seu trabalho. Essa descoberta autônoma de eficiência pode levar a variações na forma como os sistemas funcionam, causando duplicidades e conflitos no banco de dados.

Vemos que a ineficiência é apenas uma das maneiras pelas quais as discrepâncias no processo podem impactar negativamente nos resultados. Processos inconsistentes, flexíveis e com influência humana (adaptabilidade) podem significar uma maior probabilidade de erros, com passos importantes sendo perdidos ou concluídos fora de ordem. Esse aumento de risco e exposição pode levar a violações de conformidade de ordem política, comercial, regulatória ou legal, sendo estes fatores absolutamente relevantes para qualquer organização.

A solução: automação do processo de fluxo de trabalho

Uma abordagem para resolver esses problemas é através da automação de processos. A automação de processos envolve a orquestração de dados e atividades em uma sequência definida ou definição de processo. Existem duas categorias amplas de automação de processos. A primeira categoria inclui processos que requerem que um agente forneça algum nível de decisão, enquanto a segunda se aplica a processos que podem ser executados sem intervenção do agente, com base em valores e condições bem definidos.

Processos que exigem avaliação de agentes são facilitados por meio de uma interface de usuário padrão. A interface do usuário orquestra a apresentação de dados apropriados para uma tarefa e instrui o agente a executar uma ação relevante. Como a interface do usuário leva o agente pelas tarefas, erros ocasionados em etapas executadas fora de ordem ou omitidos são eliminados. Ao mesmo tempo, as diferenças na forma pela qual os agentes individuais executaram uma transação são eliminadas, pois todos os agentes são assistidos pela mesma interface de usuário do fluxo de trabalho.

Ter um fluxo de trabalho assistido por interface do usuário é especialmente importante para processos de ciclo mais longo, que exigem que os agentes revisitem o processo em vários estágios. Nesse sentido, os processos que definem ações com base em valores e condições bem delimitadas são fortes candidatos para automação completa. Você pode encontrar esses processos se observar agentes desempenhando atividades altamente repetitivas, em que eles parecem seguir regras bem estabelecidas.

Aproveite os benefícios da automação de processos

A realização da eficiência operacional reside em sistemas de serviços que suportem a automação de processos. O processo de automação permite que os colaboradores reduzam o retrabalho, erros e riscos.

Mais importante ainda, as operações habilitadas por processos proporcionam uma melhor experiência para a empresa, que terá um banco unificado de dados e resultados, um fluxo de processos, a rastreabilidade de tarefas para fins de BI (Business Intelligence) e auditoria, bem como a diminuição de influência e erros humanos.

Portanto, a automação não é mais uma opção, mas sim um caminho que todos irão trilhar, só restando saber se por livre e espontânea vontade ou por imposições legais e de mercado.