O que é um Balanced Scorecard?

O Balanced Scorecard (BSC) tem sido um dos principais quadros de gerenciamento do mundo desde sua introdução no início dos anos 90. Ele emprega um formato visual e conciso para ajudar as organizações a executar suas estratégias. O BSC não cria uma estratégia, mas “mantém” e organiza a estratégia.

É uma ferramenta visual usada para medir a eficácia de uma atividade relacionada com os planos estratégicos de uma empresa. Os balanced scorecards são frequentemente usados ​​durante o planejamento estratégico para garantir que os esforços da empresa estejam alinhados com a estratégia e visão gerais.

Um tradicional balanced scorecard examina as iniciativas de uma empresa a partir de quatro perspectivas diferentes: financeira, aprendizado e crescimento, processos de negócios e cliente.

Essas atividades são anotadas nos grupos apropriados com medidas, metas e objetivos declarados para coleta e análise de dados. As atividades então podem ser avaliadas e reavaliadas adequadamente.

Alguns afirmam que essa abordagem tradicional de balanced scorecards não se encaixa em todos os setores ou negócios. Portanto, alguns dos balanced scorecards de hoje terão um conjunto diferente de perspectivas, às vezes até mais do que os quatro tradicionais listados acima. Alguns balanced scorecards também contam com mapas estratégicos, retratando uma série de objetivos estratégicos menores, além do objetivo geral da empresa.

Todos os anos desde 2009, o 2GC Active Management realizou pesquisas de usuários para coletar dados sobre os padrões de uso do balanced scorecard. Este estudo internacional contínuo procura aprofundar a compreensão de como o balanced scorecard é usado e fornecer insights sobre os problemas práticos enfrentados pelos designers e usuários do Balanced Scorecard.

Juntamente com uma enorme biblioteca de materiais para download sobre balanced scorecard e implementação de estratégia e gerenciamento de desempenho em geral, os resultados de pesquisas anteriores estão disponíveis gratuitamente em seu site .

Os destaques das pesquisas realizadas e disponibilizadas são as seguintes conclusões:

• Equipes de gerenciamento executivo ou sênior representavam mais de dois terços de todos os usuários do balanced scorecard;
• O principal papel relatado do balanced scorecard foi a implementação da estratégia. Um número menor de respondentes usou-o para gerenciamento operacional e cerca de um quarto usou-o apenas para relatórios;
• Quarenta e cinco por cento relataram que não usam ferramentas de software para criar seus relatórios do balanced scorecard. Cerca de 33% usaram ferramentas de software de escritório como o Excel.

• Os designs de terceira geração são agora os mais utilizados em todo o mundo;
• Quanto mais completo o design do Balanced Scorecard, mais a ferramenta é valorizada;
• Todo mundo quer melhorar seu Balanced Scorecard no próximo ano, mas existem algumas diferenças regionais reais sobre o que eles planejavam melhorar.

Mas essas estatísticas não trazem todos os pontos relevantes. Embora possa ser interessante ver como e por quê as organizações utilizam o balanced scorecard, é  preciso conhecer as etapas de desenvolvimento para conseguir executar bem o seu BSC.

É para isso que criamos esse artigo, com definições e passos práticos a serem adotados:

1. Primeiro, vamos percorrer como lidar com seus dados.
2. Em seguida, veremos um sistema que permite avaliar suas medidas automaticamente e por que isso é crítico.
3. Finalmente, vamos mostrar 10 sinais de que sua estratégia BSC não está funcionando como deveria (e como você pode consertar isso!).

As quatro perspectivas tradicionais do balanced scorecard?

Financeiro

As perspectivas financeiras em um balanced scorecard são as mais tradicionais das quatro. Nesse ponto, serão analisados o retorno do investimento, crescimento, custos fixos, lucro e demais questões relacionadas.

Perspectiva de Aprendizagem e Crescimento

Esta área examina a saúde da empresa em termos de treinamento de funcionários em tecnologias que mudam rapidamente, orientando os funcionários juniores de uma forma que proporcione o crescimento e a contribuição, empregando as mais recentes ferramentas e sistemas para promover a inovação. Talvez você também queira examinar a rapidez com que sua empresa responde às mudanças e quanto tempo uma equipe leva para desenvolver um novo produto e lança-lo ao mercado.

Perspectiva do processo de negócios

Também é importante examinar os processos internos de uma empresa para procurar áreas que precisam melhorar, removendo ineficiências e identificando porções propensas a erros. Ajudaria o objetivo estratégico da empresa se alguns processos fossem mais rápidos ou custassem menos?

Perspectiva do cliente

Você desejará examinar as atividades da sua empresa da perspectiva de seus clientes ou partes interessadas. 

Como seus clientes visualizam suas atividades?

Quais são as opiniões e comentários? 

Você tem uma medida objetiva de satisfação do cliente de pesquisas ou outras fontes? 

Uma percepção negativa de seus negócios ou produtos pode levar a um declínio nas vendas no futuro.

Como desenhar um balanced scorecard?

Os balanced scorecards são mais fáceis de criar através da utilização de modelos pré-concebidos. Comece com um espaço para todas as quatro perspectivas e apenas adicione o que se aplica especificamente à sua organização.

• Determine a visão. A principal visão da empresa pertence ao centro de um balanced scorecard. Seja qual for a parte da sua empresa, você deve sempre manter essa meta ou visão em mente.
• Adicione perspectivas. Para criar um balanced scorecard tradicional, coloque as quatro perspectivas em um anel ao redor da visão central.
• Adicione objetivos e medidas. Dentro de cada perspectiva, defina objetivos, medidas, metas e iniciativas específicas.
• Ligue cada peça. Vincule cada perspectiva às outras usando setas para indicar que estão todas interconectadas quando se trata de alcançar a visão da empresa.
• Compartilhe e comunique-se. Use o balanced scorecard para demonstrar como diferentes iniciativas e ações de curto prazo estão contribuindo para os objetivos estratégicos de longo prazo da empresa.

Etapa 1: controle seus dados do scorecard.

Algumas empresas não conseguem definir claramente o que interessa na sua organização a partir de uma perspectiva estratégica, por isso tentam medir tudo . Isso, no entanto, cria horas e horas de desperdício de tempo e esforço – e se você cometer esse erro no início do processo estratégico, ele poderá voltar para assombrá-lo.

Portanto, se a sua organização estiver enfrentando esse tipo de sobrecarga de dados, o primeiro passo é definir claramente a estratégia e colocá-la em um único pedaço de papel. A partir daí, você pode definir um conjunto de medidas que informam aos envolvidos como estão indo contra essa estratégia.

Faça com que o Excel balanced scorecard, de uma página, não tenha um tamanho absurdo, com inutilidades.

Uma vez que a base tenha sido colocada em prática, você poderá começar a trabalhar no processo de gerenciamento de estratégia,  colocando os dados no contexto. Contexto é o que converte o mar de dados em conhecimento acionável e que pode ser usado para impulsionar a tomada de decisões.

Colocar esses dados no contexto não é difícil. Basta seguir os processos:

• Limite o número de medidas do Balanced Scorecard a serem discutidas para alguns poucos gerenciáveis. Nós geralmente recomendamos não mais que 10-15 medidas de estratégia. Mais do que isso fará você correr o risco de perder o foco nos principais fatores da sua estratégia, tornando-a inútil ou de difícil utilização.
• Prepare os comentários das medidas bem antes de cada reunião. Por exemplo, se o número médio de exibições de página estiver diminuindo, isso é bom ou ruim? Por quê? O que está sendo feito sobre isso?
• Envie um documento com os dados e os comentários cerca de 1 a 2 dias antes de cada reunião e insista para que todos os leiam e compreendam antes de iniciar à reunião. Faça perguntas esclarecedoras ou questione os dados de antemão para que as reuniões sejam produtivas.
• Use a reunião de revisão de estratégia para tomar decisões. Documente essas decisões e responsabilize as pessoas pelas decisões tomadas. Acompanhe os itens de ação e os marcos do projeto.

As organizações que seguem essas etapas simples têm uma chance muito maior de se concentrar nos principais direcionadores e colocar os dados em contexto para impulsionar a tomada de decisões. Portanto, uma importante lição é limitar suas medidas do Balanced Scorecard a 10 ou 15 e rastrear tudo o que ajuda a atingir esses números e ignorar o resto.

Etapa 2: Enfrente as questões de medição e meta do Balanced Scorecard através da avaliação automática.

Indicadores de status de RAG (vermelho, amarelo, verde) são frequentemente usados ​​em scorecards para ajudar uma organização a entender o progresso em direção a suas medidas e objetivos.

• Vermelho significa que a medida ou a meta precisa de ajuda adicional ou de alguns recursos externos, alocados em relação a ela, para colocar as coisas de volta aos trilhos;
• Amarelo significa que a medida ou a meta está próxima de estar no caminho certo ou pode se autocorrigir;
• Verde significa que tudo está no caminho certo.

Mas de onde vêm os indicadores de status do RAG? Determinar os status do RAG é um processo mais complicado do que muitos imaginam, e o processo mecânico de configurar essas avaliações é muito importante.

Antes de explicar como você pode automatizar o processo para determinar esses status e por que ele é tão importante, vamos analisar alguns cenários que podem acontecer se você atualizar seus status manualmente.

Questões de Medida do Balanced Scorecard

Você pode diminuir sua meta para atingir seu desempenho.

Quando você faz atualizações manuais em seus status, você tem duas opções para atingir sua meta: melhorar seu desempenho ou diminuir sua meta. O último quase nunca é uma boa opção, a menos que o alvo tenha sido definido incorretamente na primeira vez. Automatizar esse processo elimina a adivinhação.

Você pode esconder suas deficiências.

Mesmo que seus dados sejam precisos, a atualização manual do status pode permitir que você esconda suas deficiências atribuindo uma cor que não seja precisa. É importante notar que isso pode estar errado, mas pode ser proposital. Independentemente disso, a atribuição de status de cores incorretas é uma boa maneira de surpreender a si mesmo (e sua organização) no final do ano, quando suas medidas não foram cumpridas. As avaliações automáticas ajudarão você a eliminar a possibilidade desse problema.

Edições do objetivo do Balanced Scorecard

Você pode usar seu instinto para configurar suas avaliações – mesmo que não seja preciso.

Você, ou alguém da sua organização, pode ser culpado por achar que é impossível avaliar automaticamente as metas. Isso leva à criação de avaliações que fazem você se sentir mais confortável, mesmo que essas avaliações não reflitam uma versão precisa da verdade. Pensar nas regras de avaliação de metas como uma equipe pode ajudá-lo a ter uma conversa mais honesta e cuidadosa em torno de suas metas organizacionais.

Você pode não amarrar suas medidas aos seus objetivos.

Para avaliar corretamente suas metas, você precisará atribuir várias medidas do Balanced Scorecard a elas – e, em seguida, pesar essas medidas por importância. Este é um passo vital no processo e dá a você um alto grau de confiança em suas avaliações – particularmente quando elas não são subjetivamente avaliadas. Não fazer isso pode ser um problema de toda a organização.

Qual é o próximo passo?

Aplicar tudo aquilo que foi explicado, seguindo adequadamente todas as etapas de desenvolvimento até alcançar o objetivo que foi traçado. Boa sorte! Se precisar, estamos prontos para ajudar 😉