Você sabia que cerca de 48% dos projetos não são concluídos no prazo programado, 43% dos projetos não são concluídos dentro do orçamento original e 31% dos projetos não atendem às metas originais e ao objetivo do negócio? Esses dados são bastante preocupantes, não é mesmo? Ainda mais quando pensamos em nossa economia e na redução de custos, que é um assunto rotineiro em qualquer empresa.

Os números que apresentamos foram disponibilizados nos relatórios anuais do PMI (PULSE OF THE PROFESSION ANNUAL REPORT). Outras pesquisas similares de empresas de consultoria mostram um quadro ainda mais alarmante. Segundo pesquisa recente da KPMG, apenas 31% de todas as organizações entregam projetos com probabilidade de atingir metas originais ou objetivos de negócios, enquanto que apenas 34% das organizações entregam projetos com probabilidade de atingir a satisfação das partes interessadas. Os motivos desses números podem ser inúmeros, mas certamente a casa direta ou correlata é a má gestão do negócio/projeto.

A incessante busca pela produtividade e crescimento das empresas, além de ser uma rotina empresarial, não é uma tarefa fácil, principalmente pela questão orçamentária e de riscos. Nessa condição de extrema competitividade, é fundamenta dispor de meios simples, eficazes e de baixo custo, para manter a equipe operacional e gerencial focada e com bons resultados, tratando falhas e promovendo melhorias.

Mas como fazer isso? Existe algum sistema perfeito de produtividades? As respostas são “depende” e “não existe”. Mas existe uma ferramenta simples e eficiente de auxílio nessa missão, chamada de KANBAN.  

O que é Kanban?

O Kanban é um sistema simples baseado em entregas contínuas. Esse sistema originou-se do sistema de manufatura japonês e teve relevante utilização no Japão, principalmente no período pós guerra mundial para o reestabelecimento da indústria. Foi uma das ferramentas e métodos de gestão utilizados para reerguer a fabricante TOYOTA na década de 40, afastando desperdícios e otimizando os processos.

O Kanban torna visíveis e organizadas as tarefas e fluxos de trabalho, sinalizando possíveis gargalos para cada estágio de projeto ou fluxo operacional, assim como pontos de atenção e falhas. É por isso que ele é usado ​​por diversas empresas em todo o mundo, gerenciando tarefas com flexibilidade, desde o pátio de fábricas até os escritórios administrativos.

Com base nas experiências documentadas, entre elas a história da Toyota, se você utilizar o Kanban, poderá aproveitar os seguintes benefícios:

• Uma base sólida de organização do trabalho;
• Melhor acompanhamento de projetos e tarefas relacionadas;
• Melhoria de seus tempos de ciclo e tarefas;
• Alívio da sobrecarga decorrente de retrabalhos corrigidos;
• Maior satisfação do cliente devido a prazos de entrega mais curtos e com maior previsibilidade;
• Melhoria do fluxo de trabalho (processos);
• Uma melhor compreensão do status do trabalho e dos seus riscos;
• Entendimento qualitativo e quantitativo do fluxo de trabalho;

Etapa 1: Prepare seu quadro Kanban

Um quadro Kanban básico, seja físico ou virtual (há inúmeros sites com essa ferramenta digital) é criado usando como base esses três elementos principais: “To Do” (para fazer), “In progress” ou “Doing” (fazendo) e “Done” (feito).

Em termos práticos, a primeira coluna será utilizada para capturar itens em sua nova lista de tarefas, a segunda para decidir no que você vai trabalhar naquele momento e a terceira para documentar o que você foi realizado e aplicado.

Lembre-se de evitar o erro clássico de produtividade ao transformar um projeto complexo em uma tarefa. Atente-se aos detalhes. É preciso uma série de tarefas (ou cartões) para realizar um projeto, então cada informação e serão a diferença entre o sucesso e o insucesso., o bom e o ótimo, a redução de 10 mil reais e o custo extra de 10 mil reais.

Etapa 2: Trabalhar usando o Kanban

Para trabalhar com o Kanban, você deve pensar nos seguintes aspectos:

1. Quadro: o espaço de trabalho onde você coloca suas tarefas e através do qual você gerencia um projeto inteiro do início ao fim, seja ele físico (colado na parede) ou virtual (na internet);
2. Listas (ou colunas): contêm uma série de cartões semelhantes e relacionados, que pertencem ao mesmo estágio de progresso das tarefas;
3. Cartões: são os itens que representam uma tarefa ou uma ideia relacionada ao seu projeto ou objetivo.

Os painéis de tarefas são usados ​​para gerenciar e monitorar um projeto ou objetivo desde a reunião de início até o seu encerramento. Em sua estrutura, você pode incluir todas as tarefas que achar relevantes para o processo de desenvolvimento. Além dos básicos, como reuniões e revisões, você também pode adicionar tarefas mais específicas, mas preste atenção na necessária limitação do número de tarefas pelas quais cada membro da equipe é responsável em cada estágio do projeto, para que o status das tarefas siga a cronologia desenhada.

Para trabalhar no seu quadro Kanban, adicione itens ou cartões à coluna “To Do”, através de um marcador ou notas Post-It. A ideia é que essas ações irão paulatinamente migrando para “Doing” e “Done”, terminando todas na última coluna e para um maior impacto visual, trabalhe sempre com verbos de ação ao anotar as tarefas. A título de exemplo, se você está mudando de casa, poderá anotar a seguinte tarefa: “contrate uma empresa de mudança” e se está com problemas no software defasado da empresa pode utilizar “cotar novo software”.  

Saiba que no gerenciamento de projetos baseado em Kanban, toda a equipe é responsável pelo sucesso do projeto e acompanhamento da lista. Uma tarefa pode ser atribuída a um membro ou compartilhada entre dois ou mais membros. Desta forma, todo o processo ajudará a melhorar a comunicação de sua equipe e esclarecer mal entendidos para evitar erros futuros.

Por fim, quando você concluir uma tarefa, arraste-a da coluna “Fazendo” para a coluna “Concluído”. Em seguida, puxe outra tarefa de “To Do” para “Doing”. Pense no fluxo e no cronograma que se quer seguir, sempre analisando o todo e não apenas uma ou outra tarefa de forma separada.

Etapa 3: revise seu diretório

Enquanto você trabalha, naturalmente arrasta tarefas da esquerda para a direita da sua placa. Esse simples ato de arrastar uma tarefa de uma coluna para a próxima força você a priorizar questões e necessariamente produz revisões regulares da sua lista de tarefas.

Essa maneira de trabalhar é benéfica porque encoraja um estado de fluxo e consequentemente traz a compreensão holística do cenário estudado. O ato de mover cartas de uma coluna para a outra demonstra que resultados estão sendo alcançados para se chegar ao final do objetivo. A placa traz com extrema facilidade as tarefas simples de realizar, aquelas que ocupam muito tempo e até tarefas onde você está preso por motivos que independem da sua vontade. 

Assim que a familiaridade com o Kanban, for aumentando, você perceberá o surgimento de novos desafios e questões que tornaram necessário o acréscimo de colunas extras ao seu quadro. Por exemplo, poderá ser criada uma coluna chamada “Aguardando” para capturar tarefas bloqueadas por questões que fogem da sua alçada, como por exemplo os retornos pendentes de outras áreas. Também poderá ser criada a coluna “Acompanhar” para tarefas que foram realizadas mas ainda necessitam de uma atenção rotineira e revisões periódicas.

Dica profissional: se você precisar de inspiração e templates, pesquise no Google Imagens por “Quadros de Kanban”. Serão encontradas inúmeras telas e com diferentes utilizações práticas.

Experimente o Kanban na sua empresa

Como já dissemos, não existe um sistema de produtividade perfeito, e se a sua simples lista de tarefas ajudar você a fazer o trabalho, continue com isso, mas saiba que há diversas metodologias e ferramentas que podem te ajudar, entre elas o Kanban, como explicamos.

O sistema foi projetado especificamente para ter baixo custo, ser simples e ainda fornecer flexibilidade por ter um pequeno conjunto de regras. Essa é a principal razão pela qual temos visto ele ser adotado em inúmeras empresas e também para o planejamento da vida particular de pessoas. Crianças se divertem completando suas tarefas, profissionais trabalham seus objetivos e equipes utilizam a ferramenta para resolver problemas complexos. Tudo isso é possível justamente porque a ferramenta é simples, visualmente eficaz e traz resultados.

Quer saber mais? A Leon Consultoria Empresarial pode ajudar 😉