Criando um Programa de Compliance: orçamento, apoio e treinamento.

Regulamentações decorrentes de boas práticas de mercado, nacional e internacional, além de normas administrativas e legais, tornaram prioritários os esforços para a criação de programas de compliance (conformidade/integridade), seja pela necessária aderência regulamentar, ou pela confiança nos resultados que pode ser alcançados através deles.  

Dada a natureza complexa do compliance e do gerenciamento de riscos, temos empresários e gestores constantemente desafiados a criar programas multifacetados e atualizados com as constantes alterações regulamentares, visando garantir segurança e transparência nas informações e controles, além de obrigações justas em todos os níveis da organização . Entretanto, desenvolver um programa de conformidade adequado a cultura única e exclusiva de cada empresa é realmente uma tarefa árdua e que se entrelaça com uma cadeia de altos riscos. São poucos os espaço para dúvidas e equívocos quando tratamos da conformidade operacional, e menores ainda quando pensamos na conformidade das relações trabalhistas.

Diante desse cenário desafiador, os responsáveis ​​pelo compliance são instigados à gerenciar uma série de responsabilidades para estabelecer uma base adequada à criação de um plano bem sucedido. Para isso, são necessárias orientações úteis sobre elementos essenciais, como a determinação de um orçamento, o apoio das lideranças e a estruturação e treinamento de uma equipe. 

Entender como abordar cada um dos aspectos fundamentais de um programa efetivo de compliance é essencial para se projetar o tipo adequado de programa, visando a robustez e valorização da organização. O fracasso em qualquer desses itens resultará em um programa falho e possivelmente com baixa ou nenhuma eficácia.

Frente a essa complexidade, que até hoje acarreta dúvidas sobre o caminho a ser percorrido, deixaremos de lado questões técnicas como a redação do código de ética, políticas e formulários, para expor logo abaixo um guia resumido e prático com dicas importantes sobre por onde começar a criação de um programa de compliance e quais passos seguir, adotando o seguinte mote: “comece bem, termine forte”.       

Orçamento inteligente: determine seus gastos

Orçamento é um tema delicado em qualquer área de uma organização, mas é especialmente sensível quando pensamos no desenvolvimento de um departamento de conformidade, por ser visto como “um gasto difícil de ser justificado” segundo a visão de muitos empresários. 

Por diversas vezes, a conformidade é vista como uma área de alto custo do negócio, que tende a crescer à medida que os elementos reguladores se tornam mais sofisticados e os riscos evoluem. De fato, o custo médio anual de manutenção de um programa de conformidade pode ser significativo, porém, há um outro lado dessa moeda que justifica o custo. O programa de integridade se “paga” quando passa a evitar a ocorrência de riscos, por meio da prevenção e mitigação, evitando a concretização de prejuízos ou os minimizando. O custo da prevenção é menor que o custo do reparo.

Para que esse orçamento do programa de conformidade seja delimitado à base das necessidades e realidades individuais da organização, ele deverá ser formulado com o exame de vários fatores, incluindo:

  • Receita da empresa;
  • Número de funcionários (incluindo potenciais novos contratados);
  • Complexidade do seu negócio;
  • Exposição ao risco inerente;
  • Tempo necessário para atividades de conformidade, como coleta e análise de dados, criação de relatórios, identificação de exposição a riscos, leitura de notícias, preparação para exames etc.;
  • Custo das ferramentas e recursos necessários;
  • Custo de treinamento.

Naturalmente, quanto maior a receita da sua empresa e/ou quanto mais pessoas ela empregar, maior deverá ser o seu orçamento do programa, pois maiores serão o volume de operação, trabalho e riscos envolvidos.

Também é importante aproveitar soluções que geram eficiências de conformidade e retornam o maior valor para seu investimento. A inovação tecnológica pode auxiliar sua instituição a compensar os crescentes custos de conformidade. 

Através da terceirização e do sistema de parceria comercial, a organização, que prefere focar suas energias no core business da sua atividade, poderá se beneficiar com um orçamento mais estratégico e a redução dos altos custos.

Pontos de apoio: Como obter suporte da liderança

Todos os membros gestores são pontos críticos para formação de um programa de conformidade bem sucedido . Eles não apenas dão o tom da cultura de conformidade de sua organização (tone at the top), como também exercem o poder de decisão para aprovação das estratégias, sistemas, ferramentas, treinamentos e orçamento do programa. Além disso, eles compartilham uma grande carga de responsabilidade caso a instituição viole algum dos regulamentos operacionais.

Como o nível gestor, executivo e o conselho de diretores desempenham um papel essencial no programa de conformidade, ganhar o apoio deles é extremamente importante, embora não necessariamente fácil. A melhor maneira de abordar esse esforço é manter sua equipe de liderança totalmente informada sobre os assuntos do programa de conformidade e comunicar claramente os problemas importantes a serem enfrentados, como:

  • Fatores de risco: verifique se você está transmitindo informações precisas e oportunas sobre o risco inerente associado ao seu mercado, bem como o risco individual decorrente de potenciais pontos fracos de conformidade em sua instituição;
  • Objetivos: Para ilustrar a abordagem estratégica do seu programa de conformidade, defina os objetivos que deverão ser atingidos em curto, médio e longo prazo, documentando a fixação de ações, os responsáveis e as datas;
  • Responsabilidades departamentais: Como a conformidade é uma tarefa de toda a organização, será necessário detalhar como cada departamento desempenhará o papel fixado. Certifique-se de designar responsabilidades específicas com base nas funções departamentais, e de comunicar como essas atividades afetarão as metas gerais do programa;
  • Verdades da análise: Seus líderes devem entender a importância de analisar  e documentar verdadeiramente as informações coletadas, pois essa é uma das melhores maneiras de identificar asdisparidades e identificar os potenciais de perda. Assegure-se de que seus esforços para conseguir o apoio gerencial incluem a comunicação dinâmica sobre os reais resultados analisados, evitando “maquiar” os levantamentos de irregularidades. A análise não pode ser vista como “caça às bruxas”, mas sim com uma oportunidade de se encontrar e corrigir erros.
  • Treinamento: É o grande responsável por alinhar as estratégias da instituição financeira com as leis e regulamentos. O programa de compliance envolverá a aprovação de políticas, revisão de relatórios de exceção, compreensão de registros de reclamações, revisão de atas do comitê de conformidade e aprovação de grandes empréstimos. Esse nível de responsabilidade requer um conhecimento prático das leis e normas aplicáveis. Por isso é importante garantir que o treinamento seja fornecido a todos, iniciando pelos líderes no topo da cadeia diretiva e terminando nos colaboradores operacionais e terceirizados.

Treinamento de equipes: decidindo como fornecer qualidade ao seu programa

Conforme já abordamos em artigos específica, o sucesso do seu programa de conformidade depende das pessoas que contribuem para isso. Por essa razão que a conformidade operacional não é alcançada em um silo, devendo ser perseguida como um esforço coletivo e influenciável por todos os indivíduos da organização. Decidir como construir sua equipe é um aspecto fundamental para o programa de compliance, e a melhor estratégia é a divisão em 7 níveis de treinamento:https://leonconsultoriaempresarial.com/2018/05/08/compliance-7-niveis-de-treinamento/.

Para isos, o primeiro ponto da construção de sua equipe é garantir que todos em suas áreas recebam treinamento regular. Todos na sua instituição precisam entender seu papel no programa de conformidade, o que se dará por meio de treinamento relacionado com normatizações internas (código de conduta, formulários, políticas, etc.), externas (leis, normas, portarias, etc.), ofertando aos destinatários muitas informações gerais e a educação específica para cada função. Certifique-se de que sua abordagem de treinamento de conformidade inclui:

  • Comunicações formais que descrevam o que é permitido por suas políticas, como regras para recusar o cadastro de parceiros ou requisitos para documentação de arquivos;
  • Formas de rastrear e medir a compreensão do treinamento, para que sejam aplicadas reciclagens periódicas nos pontos mais nebulosos e incompreendidos;
  • Repercussões por não comparecer ao treinamento ou por não passar em avaliações de compreensão, visando assegurar o interesse na aderência e cumprimento das regras;
  • Recursos e ferramentas que abordam adequadamente as regulamentações atuais e as necessidades de conformidade em evolução;
  • Treinamento de sensibilidade para ajudar a evitar a discriminação de funcionários que lidam diretamente com candidatos e clientes, se aplicável.

Outro aspecto da estruturação de sua equipe é determinar se você precisa criar uma equipe interna ou utilizar recursos de terceiros para abordar as tarefas e responsabilidades extras, necessárias para um programa de conformidade bem sucedido. São necessárias pessoas adicionais para garantir eficiência e precisão, ou essa função pode ser terceirizada para economizar a sobrecarga?

Muitos diretores de conformidade e equipes de gerenciamento perceberam que parcerias com especialistas permitem que suas instituições reduzam o risco e os custos de conformidade. A terceirização das tarefas demoradas e das funções especializadas de conformidade com empresas que já carregam a expertise externa necessária pode ser uma das táticas mais eficazes para lidar com as principais tarefas de conformidade e economizar dinheiro a longo prazo.

Orientações finais

Vimos nessa breve análise que o estabelecimento de um programa de conformidade envolve vários desafios para os responsáveis ​​pela conformidade, que já acabam sobrecarregados com cronogramas de tributação e responsabilidades complexas, deixando de lado questões operacionais e de planejamento, relacionadas com orçamento, apoio e treinamento.

Essas questões de âmbito técnico do programa de compliance, relacionadas com leis, normas, regras e políticas, são mais maçantes e complexas, pois sofrem variam conforme a atividade operacional de cada organização. Por isso, antes de mergulhar neste esforço, é essencial armar-se com as informações e recursos mais valiosos para orientá-lo na direção certa. 

A Leon Consultoria Empresarial está disposta a lhe ajudar com orientação especializada sobre o desenvolvimento, implementação e gerenciamento de um programa de compliance pensado para o seu negócio.

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